Hopp til innhold

Valgte elementer er lagt i handlekurven

Gå til handlekurv

Artikkel

Melde til SYSVAK

Publisert Oppdatert


Registrering av vaksinasjoner gjøres enten direkte i det elektroniske journalsystemet som kommunen benytter, eller på papirskjema som sendes inn til SYSVAK. Prosedyrer for melding.


Hopp til innhold

Har du funnet en feil?

Sende vaksinemelding elektronisk

De fleste helseenhetene registrerer og sender vaksinasjonsmeldinger direkte fra sine journalsystemer til Folkehelseinstituttet over Norsk helsenett i henhold til nasjonal standard for meldingsutveksling i helsesektoren. Helseenheter uten mulighet til elektronisk overføring må sende vaksinasjonsmeldinger på papir til SYSVAK.

Per i dag er det fem journalsystem/fagsystem som er tilrettelagt for direkte elektronisk kommunikasjon:

  • CGM Journal (CompuGroup Medical)
  • System X (Hove Medical Systems AS)
  • HsPro (Visma)
  • Infodoc (Infodoc)
  • Pridok

Det er foretrukket at vaksinemeldinger sendes elektronisk til SYSVAK direkte fra journalsystem/fagsystem for å sikre personvern og datakvalitet. SYSVAK anbefaler å ta kontakt med leverandøren av journalsystemet/fagsystemet for å høre hvilke muligheter som finnes.

Sende vaksinemelding via filimport

Filimport er en metode for å få vaksinasjonsmeldinger hurtigere registrert i SYSVAK for de som ikke har et elektronisk journalsystem som kommuniserer med SYSVAK.

Metoden krever ikke at aktøren må være på Norsk Helsenett (NHN), men at det produseres en Excel-fil i et enkelt format. Filen krever et spesifikt oppsett og at den sendes kryptert på e-post til SYSVAK med et passord på SMS. Filene som sendes inn behandles fortløpende.

Sende vaksinemelding på papir

Registrering og melding av vaksiner til SYSVAK kan kun gjøres av helsepersonell, og skal fortrinnsvis gjøres elektronisk direkte fra vaksinasjonsstedets fagsystem/journalsystem. Dersom dette ikke er tilrettelagt for elektronisk innrapportering benyttes papirskjema.

Helsepersonell fyller inn papirskjema som sendes i posten til Folkehelseinstituttet. Skjema skal av personvernhensyn ikke scannes og sendes per e-post.

Er vaksinen registrert i SYSVAK?

Sjekk status i for eksempel vaksineoversikten eller på vaksinemeldingen i journalsystemet for å se om vaksinen er overført eller ikke. (Se avsnittet «Hvorfor vaksinene ikke er registrert i SYSVAK».) Dersom du likevel er usikker på om en vaksine er registrert i SYSVAK kan du sende søk til SYSVAK gjennom journalsystemet.

Søk vil også vise vaksiner som er gitt av andre vaksinatører og registrert i SYSVAK på personen som søkes opp.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt".

Hvorfor er ikke vaksinen registrert i SYSVAK?

Her er det i utgangspunktet to ulike problemstillinger. 
(Se også «Hvordan elektronisk kommunikasjon fungerer og vanlige problemstillinger» i avsnittet etter punkt 1 og 2.)

1. Status i journalsystemet viser at vaksinen er meldt til SYSVAK, men vaksinen er ikke registrert

Ved privatpersoners oppslag via vaksinetjenesten på helsenorge.no, søk til SYSVAK fra journalsystem eller ved mottak av kvalitetslister (kun helsestasjon), hender det at man oppdager vaksinemeldinger som ikke er sendt inn til SYSVAK. Vaksinemeldinger som er registrert i journalsystemet, men ikke i SYSVAK må sendes på nytt. Dersom en vaksinasjon registreres i SYSVAK flere ganger blir det ikke liggende dobbelt i SYSVAK såfremt vaksinedato og vaksinekode (=SYSVAK-kode) er den samme.

I noen tilfeller må man få bistand av journalleverandøren til å gjøre dette. SYSVAK-statusen som vises på vaksinemeldingen i journalsystemet kan variere mellom de ulike journalsystemene på markedet. Noen eksempler kan være: 

  • Status «sendt» eller tilsvarende, men vaksinemeldingen er ikke i SYSVAK.
    Dette betyr ikke nødvendigvis at vaksinemeldingen er kommet til SYSVAK, men at meldingen er gått ut fra fagsystemet/journalsystemet. Dersom status ikke endres til «ok», «registrert», «oppdatert» eller tilsvarende betyr det at fagsystemet/journalsystemet ikke har fått kvittering fra SYSVAK på at meldingen er registrert. I de aller fleste tilfeller, skyldes dette tekniske problemer.
  • Status «ok», «registrert», «oppdatert» eller tilsvarende, men vaksinemeldingen er ikke i SYSVAK.
    Årsaken kan være manglende 11-sifret fødselsnummer i oversendingen tidligere. En annen årsak til denne type feil er «feil» status i journalsystemet, for eksempel oppdatert teknisk i forbindelse med oppgradering/bytte av programvare eller større tekniske omlegginger. Leverandør av journalsystem/fagsystem kan være behjelpelige med sending av registrerte vaksiner på nytt.
  • Kvalitetslister er basert på registreringer i SYSVAK per en gitt dato, dette står oppgitt i følgebrevet, og på forsiden av hver liste. Sjekk gjerne om vaksiner er overført etter denne datoen.

2. Status i journalsystemet er «ikke sendt»/ «skal ikke sendes» 

Vaksinemeldingen er ikke sendt til SYSVAK og må sendes inn.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt".

Hvordan elektronisk kommunikasjon fungerer og vanlige problemstillinger 

Generelt om funksjonaliteten av elektronisk kommunikasjon

  • For at Folkehelseinstituttets meldingsmottak skal gjenkjenne avsender når vaksinasjonsmeldingene mottas, må oppsettet i fagsystem/journalsystemet gjenspeile riktig avsender av meldingen.
  • Alle som kommuniserer elektronisk med SYSVAK har en egen HER-ID utstedt av Norsk helsenett (NHN) med tilknyttede sertifikater og edi-adresse, samt organisasjonsnummer.
  • Meldingene til FHI mottas og returneres korrekt når oppdatert informasjon er tilgjengelig på Adresseregisteret, og oppsettet til avsender i lokalt fagsystem/journalsystem samsvar med dette.
  • Det samme gjelder for virksomhetenes meldingsmottak; FHI partner må være oppdatert og satt opp korrekt i henhold til informasjonen på Adresseregisteret.
  • SYSVAK skal kun motta vaksinemeldinger. Feilsendte meldinger slettes.

Virksomhetssertifikater er ikke oppdatert eller samsvarer ikke

  • Virksomhetens sertifikater skal ligge offentlig og må være oppdatert på Adresseregisteret før sak sendes til FHI om opprettelse eller oppdatering av virksomhet, og innsending av vaksinemeldinger begynner.
  • Sertifikater kommer i sett på to og to. Det er ett privat sett hos leverandøren med passord, og ett offentlig sett som ligger på NHN, som mottaker av meldingen benytter. Det private settet med lokale sertifikater, såkalte "private key" sertifikater ute hos virksomheten, må stemme overens med settet som ligger offentlig på NHN.
  • Dersom en har bestilt flere sett med sertifikater, må det dobbeltsjekkes at sertifikatene som ligger offentlig på Adresseregisteret er de samme som benyttes i kommunikasjonen til FHI.

HER-ID er ikke oppdatert eller samsvarer ikke

  • Meldinger må sendes inn med virksomhetens HER-ID som skal være unik. Organisasjonsnummer eller HPR ansattnummer skal ikke brukes.
  • Virksomheten må sende meldinger med den HER-ID og tilhørende edi-adressen som de vil ha svar tilbake til.
  • Dersom melding sendes med HER-ID til toppnoden som er for eksempel «Kommunen», svarer FHI direkte til kommunen og ikke til undernoden, som kan være helsestasjon/legekontor eller lignende. Strukturen er beskrevet på Adresseregisteret.

Eksempler vanlige problemstillinger:

  • Får ikke svar på søk til SYSVAK
  • Har ikke mottatt kvittering
  • Ikke oppdatert kodeverket (Se avsnittet nedenfor «SYSVAK-koden finnes ikke i mitt journalsystem»)

Søk til SYSVAK

Søk til SYSVAK for import av vaksineopplysninger er relevant for eksempel når en får nye pasienter, ved vurdering av vaksinasjonsbehov/vaksinasjonsstatus, etterregistrering og/eller ved produksjon av vaksinasjonskort fra lokalt journalsystem.

Søke opp vaksiner på person med DUF-nummer

Det er ikke mulig å gjøre søk på DUF-nummer. Dersom vaksiner er registrert på DUF-nummer vil de følge personen når de får tildelt fødselsnummer eller D-nummer, og søk kan utføres som vanlig gjennom journalsystem.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under "Kontakt".

Hvordan registrere vaksiner på personer uten fødselsnummer?

For barn født i Norge anbefaler vi å avvente registrering av vaksiner til de har fått fullt 11-sifret fødselsnummer eller D-nummer.

Etterregistrering av vaksiner fra andre land utsettes til personen har fått norsk fødsels- eller D-nummer.

Det er ikke mulig å registrere vaksinering på personer uten norsk fødselsnummer, D-nummer eller DUF-nummer som for eksempel turist, på besøk hos familie eller liknende. Send med vaksinasjonskort.

Alle som har søkt om asyl skal ha fått et DUF-nummer eller D-nummer.

Alle utenlandske arbeidstakere som skatter til Norge skal ha et norsk D-nummer.

Hva er riktig SYSVAK-kode?

Det er viktig å være bevisst på bruk av riktig SYSVAK-kode. Oppdages feilrapportering må dette korrigeres direkte fra journalsystemet.

Oppdatert oversikt over SYSVAK-koder 

SYSVAK-koden finnes ikke i mitt journalsystem?

Kodeverket i journalsystemet må oppdateres jevnlig for at nye vaksiner og preparat skal være tilgjengelig i journalsystemet.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt". 

Hvordan registrere vaksiner på barn med hemmelig adresse?

For personer med hemmelig adresse (kode 6 og 7) anbefales det ikke å registrere vaksinasjoner elektronisk slik at informasjon om bostedskommune og vaksinerende institusjon kan oppdages. helsesykepleier eller den som vaksinerer skal i slike tilfeller sende papirskjema til SYSVAK for registrering, slik at vaksinasjonssted ikke fremkommer i registeret.

Vær oppmerksom på følgende: 

  • Kun fødselsnummer og barnets navn oppgis i skjemaet. 
  • Bruk nøytral konvolutt uten merking, dersom mulig.
  • Send samtidig en e-post til SYSVAK@fhi.no med kontaktinformasjon til helsesykepleier og varsle om at skjema er sendt i post (obs! Ikke oppgi informasjon om barnet)                                          

Melde manglende vaksinering i barnevaksinasjonsprogrammet

I barnevaksinasjonsprogrammet kan det være relevant å rapportere manglende vaksinering til SYSVAK, såkalt kontraindikasjon. Dersom det foreligger en varig medisinsk kontraindikasjon eller annen årsak til at et barn ikke skal vaksineres, skal det meldes til SYSVAK. Antatt kortvarig utsettelse av vaksinasjon på grunn av barnets helsetilstand skal ikke meldes. Det anbefales å melde kontra for alle doser som ikke gis i henhold til program, men det er tilstrekkelig å melde for kun en dose.

Hvordan etterregistrere vaksiner

Etterregistrering er aktuelt når vaksinasjoner bare er registrert i papirjournal eller helsekort og ikke er overført til SYSVAK. Videre er det aktuelt ved flytting til Norge fra andre land. Forutsetningen er enten skriftlig dokumentasjon eller muntlige troverdige opplysninger om at vaksinene faktisk er satt. Dersom opplysningene ikke anses som troverdige bør grunnvaksinering vurderes og registreres som normalt.

Etterregistrering av vaksiner avventes til norsk fødsels- eller D-nummer foreligger, og registreringen kan som normalt gjøres elektronisk direkte fra journalsystemet. Dette skyldes at fødselsdato ofte endres når norsk fødsels- eller D-nummer utstedes, og derfor vil det medføre mye korrigering fra lokalt journalsystem i etterkant.

Praktisk etterregistrering

Før etterregistrering skal det alltid foretas et søk mot SYSVAK. Dette er viktig for å få oversikt over om personen har fått vaksiner registrert andre steder.

Dersom dokumentasjon foreligger, gjøres etterregistrering på basis av denne. Om dokumentasjon mangler, er en hovedkilde til informasjon WHO sin oversikt over de enkelte landenes vaksinasjonsprogram: WHOs oversikt over barnevaksinasjonsprogram i andre land. Det er også laget en veiledning for etterregistrering i Barnevaksinasjonsprogrammet som anbefales brukt: Brosjyre for etterregistrering i SYSVAK og råd om videre vaksinasjon

Vær oppmerksom på at ved etterregistrering av vaksiner gitt av andre, så skal registrerende helsepersonell markere dette i journalsystemet ved registrering. Typiske valg kan være «vaksine ikke gitt på stedet», «dokumentasjon fremvist» eller tilsvarende.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt". 

Melde mistenkte bivirkninger etter vaksinasjon

Overvåkning av mistenkte bivirkninger etter vaksinasjon er hjemlet i SYSVAK-forskriften, men meldingene håndteres utenfor SYSVAK-registeret. Forskriften presiserer at for alvorlige uønskede hendelser har helsepersonell meldingsplikt selv om vaksine bare er mistenkt årsak til hendelsen. Melding skal sendes per post så snart hendelsen blir kjent for helsepersonellet.

Mistenkte bivirkninger etter vaksinasjon skal meldes til Folkehelseinstituttet. 

Mistenkte bivirkninger etter vaksinasjon kan ikke meldes elektronisk til SYSVAK.

Bivirkninger etter vaksinasjon (Vaksinasjonsveilederen for helsepersonell).

Korrigering av feilregistrerte vaksiner/vaksineopplysninger

Feilregistrerte vaksinemeldinger som er sendt elektronisk til SYSVAK skal korrigeres fra journalsystemet, på samme måte som vaksinen opprinnelig ble meldt. I de fleste journalsystemer innebærer dette at en først sletter vaksinemeldingen en opprinnelig sendte, og deretter melder den med korrekte opplysninger. Slettemelding og korrigering skal sendes til SYSVAK. Det er ikke tilstrekkelig med journalnotat om feilføring.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt".

Sletting av vaksiner som krever samtykke for registrering

Det er meldeplikt for alle vaksiner gitt i Norge, jf. SYSVAK forskriften § 2-1. Vaksinatør skal i henhold til forskrift opplyse om registrering av vaksinasjonsstatus i SYSVAK-registeret ved vaksinasjon, herunder om registrering er obligatorisk, forutsetter samtykke eller om den vaksinerte har reservasjonsrett. 

En vaksine som krever samtykke for registrering i SYSVAK, medfører at man kan nekte registrering til helseregisteret, og at man på hvilket som helst tidspunkt kan kreve opplysningen slettet fra registeret.

For vaksinatører med elektronisk kommunikasjon med SYSVAK sendes slettemelding direkte fra journalprogrammet/fagsystemet.

For vaksinatører som rapporterer vaksiner på papir til SYSVAK, må man følge en annen rutine:

  • Registreringsskjema fylles ut med all informasjon, og det markeres på skjema at dette gjelder sletting og ikke registrering. 
  • Et følgebrev må lages hvor en forklarer hva som er årsaken til slettingen (for eksempel at samtykke er trukket tilbake eller samtykke ikke er blitt innhentet).
  • Det må også legges ved dokumentasjon som viser at disse vaksinene er gitt hos vaksinatør som krever sletting.
  • Det må dokumenteres i journal lokalt at det er sendt forespørsel til SYSVAK om sletting av vaksiner, og hvilke vaksiner som er krevd slettet. 

Dette sendes FHI v/ SYSVAK i ordinær post. Folkehelseinstitutt ved SYSVAK, Postboks 222 Skøyen, 0213 Oslo.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt".

Sletting av vaksiner uten krav om samtykke

Du kan ikke reservere deg mot registrering av vaksiner som tas gjennom barnevaksinasjonsprogrammet, opphentingsprogram knyttet til dette eller vaksinasjon mot pandemisk influensa. I utgangspunktet kan slike vaksinemeldinger ikke kreves slettet, men det kan søkes om sletting for vaksinasjonsdata som oppleves som sterkt belastende, jf. helseregisterloven § 25.

Helsepersonell kan kun kreve sletting av slike vaksinemeldinger via søknad til FHI ved SYSVAK. Helsepersonell må kontakte SYSVAK brukerstøtte for dialog om dette.

For mer informasjon: Rett til informasjon om innsyn i, retting og sletting av helseopplysninger.

Om du trenger bistand, se lenker til brukerveiledninger under punktet "Nyttige lenker og vedlegg" eller finn kontaktinformasjon til journalleverandører under punktet "Kontakt". 

Nyttige lenker og vedlegg

Korte brukerveiledninger for de ulike journalsystemene:

Fra vår publikasjonsavdeling kan dere laste ned og bestille brosjyrer, plakater, informasjonsark, veiledere og annet 

Publikasjoner:

Kontakt

Kontaktinformasjon til journalleverandør

Dette er kontaktinformasjon til journalleverandører som har tilrettelagt for elektronisk innrapportering til SYSVAK:

Leverandør

Journalsystem

E-post

Telefon

Hove Medical Systems AS

System X

support@systemx.no

 48 22 57 80

CompuGroup Medical

CGM Journal

Profdoc Vision

kundesenter.no@cgm.com

21 93 63 00

Visma  

Visma Omsorg HsPro

Support.hspro@visma.no

03468

Infodoc

Infodoc Plenario

support@infodoc.no

81 53 20 20

Pridok

Pridok

support@pridok.no

33 50 56 99 

Kontaktinformasjon til SYSVAK

SYSVAK brukerstøtte kan kontaktes på e-post sysvak@fhi.noVær obs på at vi ikke kan motta personidentifiserbare opplysninger per e-post.