Tips og råd til utfylling

• Sender du mange vaksinasjonsmeldinger på papir? Da kan det være tidsbesparende å fylle inn de feltene som ikke endrer seg, som for eksempel avsender, og ta kopier sånn at du slipper å fylle inn alle feltene på hvert skjema for hånd.
• Skal du melde samme vaksine på alle personene? Da kan du skrive SYSVAK-kode og preparat i øverste feltet og dra en strek nedover så slipper du å fylle inn hvert enkelt felt. Dette gjelder også for vaksinasjonsdato.
• Batch-nummer skal ikke meldes i disse skjemaene. Derimot er SYSVAK-koden obligatorisk informasjon. Se oversikten over SYSVAK-koder om du er i tvil om hvilken kode som er korrekt for den vaksinen du har satt.
• Hvorfor spør vi etter både 11-sifret fødselsnummer og fullt navn? Dette gjør vi for å sikre at vi registrerer vaksinen som er meldt på riktig person. Personinformasjonen valideres mot Folkeregisteret, og dette er den eneste måten vi kan verifisere personopplysningene på.
• Det er ikke alltid like lett å tyde all håndskrift. Bruk helst blokkbokstaver slik at det er lettere å forstå.
• All informasjonen som etterspørres skal oppgis. Det er en grunn til at vi for eksempel trenger å vite hvem som er avsender dersom det er en feil i meldingen og vi må kontakte dere.
• Ikke fyll ut navn eller fødselsnummer for noen på skjema som ikke har fått vaksine. Dersom noe på skjema likevel ikke skal registreres, må det tydelig strykes over.
• Ved etterregistrering marker gjerne dette slik at vi forstår at dato langt tilbake i tid ikke er feil utfylt.
• Dersom du sender mange skjema samtidig, anbefaler vi at du bretter alle skjemaene i en brett og ikke hvert enkelt skjema. Dette gjør det mye lettere ved mottak.
• Om dere har andre spørsmål knyttet til utfyllingen av skjemaer og hvordan dette kan effektiviseres og forenkles, kan dere henvende dere til sysvak@fhi.no.