Samarbeid og samhandling med private aktører
Artikkel
|Publisert
Folkehelseinstituttets retningslinjer for samarbeid og samhandling med private aktører.
Målgruppe
Retningslinjene gjelder for alle faste og midlertidig ansatte ved Folkehelseinstituttet og andre som handler på vegne av Folkehelseinstituttet, herunder studenter, vikarer, konsulenter og liknende.
Bakgrunn
Forskning og innovasjon er sentralt for å løse dagens samfunnsutfordringer. Fra politisk hold forventes det at økt samarbeid mellom blant annet offentlig og privat sektor skal bidra til dette. De politiske føringene beskrives i nasjonale strategier og planer som f.eks. HelseOmsorg 21-strategien og tilhørende handlingsplan. En utvikling i retning av å gjøre helse og omsorg til et næringspolitisk satsingsområde får konsekvenser for Folkehelseinstituttets samarbeid og samhandling med private aktører, både innen forskning og på andre områder. Folkehelseinstituttet ønsker å bidra konstruktivt til utvikling av helse- og omsorgssektoren gjennom kunnskapsutvikling, økt samarbeid og innovasjon, men ser samtidig behov for å vise varsomhet og unngå rolleblanding.
Denne retningslinjen skal tydeliggjøre på hvilken måte Folkehelseinstituttet kan møte forventningene knyttet til offentlig-privat samarbeid, uten at det går på bekostning av instituttets uavhengige rolle som kunnskapsprodusent, forvaltningsorgan, faglig rådgiver og beredskapsorganisasjon.
Definisjoner
Med private aktører menes i denne sammenheng spesielt bedrifter/privat næringsliv og organisasjoner med interesser i tilknytning til Folkehelseinstituttets mandat, samfunnsoppdrag eller rolle som forvaltningsorgan.
I enkelte tilfeller vil også andre private aktører, f.eks. foreninger, stiftelser, ulike typer byråer, grupperinger eller selskap, kunne ha interesser (økonomiske og ikke-økonomiske, herunder ønske om å påvirke) som gjør at drøftelser om mulig samarbeid (se definisjon under) bør vurderes i henhold til disse retningslinjene.
De samme grupperingene som nevnt i avsnittet over vil også kunne ha interesser (økonomiske og ikke-økonomiske, herunder ønske om å påvirke) i å benytte instituttets logo eller fagpersoners uttalelser i sin kommunikasjon/markedsføring. Som hovedregel skal ikke instituttet bidra til aktivitet som kan virke konkurransevridende i et kommersielt marked, eller som på annet vis kan bidra til eller er ment å styrke en privat aktørs posisjon.
Med samarbeid menes forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter om aktivitet av faglig interesse/relevans, og slikt samarbeid skal nedfelles i skriftlig avtale. Kjøp av varer og tjenester fra leverandører i henhold til reglene om offentlige anskaffelser er ikke omfattet av denne retningslinjen. Rene utleveringer av helsedata er heller ikke inkludert i begrepet.
Med samhandling menes andre former for interaksjon med private aktører, f.eks. deltakelse på seminarer eller uformelle samtaler. Slik samhandling vil som hovedregel ikke føre til at det inngås skriftlig avtale mellom Folkehelseinstituttet og en annen part.
Med aktivitet av faglig interesse/relevans menes aktivitet som det kan godtgjøres at styrker fagutviklingen internt ved Folkehelseinstituttet, og som er forankret i instituttets strategi.
Generelle retningslinjer
Overordnede prinsipper for samarbeid
- Alt samarbeid Folkehelseinstituttet er en del av skal ha faglig interesse/relevans og bidra til å styrke instituttets evne til å gjennomføre sine oppgaver.
- Folkehelseinstituttet kan og bør samarbeide med private aktører i den utstrekning slikt samarbeid er nødvendig og/eller ønskelig for å nå instituttets samfunnsoppdrag eller overordnede mål, men dette må aldri gå på bekostning av instituttets faglig uavhengige stilling, objektivitet eller alminnelig tillit.
- Tobakksområdet står i en særstilling, og samarbeid/samhandling med tobakksindustrien og andre som fremmer dens interesser skal ikke forekomme, jf. tobakkskonvensjonen art. 5.3 og dens retningslinjer.
- Som følge av sin særskilte rolle på vaksineområdet, der Folkehelseinstituttet både gir råd, beslutter og kjøper inn vaksiner, må instituttet vise spesiell varsomhet knyttet til samarbeid med private aktører. Alt potensielt samarbeid på vaksineområdet, uavhengig av finansieringskilde, skal derfor drøftes i toppledelsen før det eventuelt inngås.
- Folkehelseinstituttet skal også vise spesiell varsomhet knyttet til samarbeid med private aktører på andre områder der instituttet gir råd og/eller har særskilte roller. Dette omfatter blant annet områdene smittevern, miljømedisin, mat/mattrygghet, alkohol og metodevurderinger.
- Potensielle samarbeid skal diskuteres i den aktuelle områdeledelsen før en avtale inngås.
- Samarbeidet skal formaliseres gjennom skriftlig avtale mellom partene og signeres i tråd med gjeldende retningslinje (se liste med lenke til relevante dokumenter over).
- Det må ikke avtales vilkår som begrenser Folkehelseinstituttets faglige uavhengighet og objektivitet, for eksempel vilkår om at samarbeidet er betinget av bestemte resultater, eller vilkår som begrenser Folkehelseinstituttets plikt og mulighet til offentliggjøring og publisering.
- Det skal være åpenhet/transparens rundt alt samarbeid Folkehelseinstituttet inngår.
- Samarbeidspartnere skal, så langt det er mulig, behandles på like og ikke-eksklusive vilkår.
- Samarbeid som anses å kunne svekke tilliten til instituttets faglige uavhengighet som følge av interessekonflikter, habilitet eller på annet vis, skal vurderes minimum på områdeledernivå før samarbeid eventuelt inngås.
- Konsekvenser for berørte ansattes habilitet og eventuelle interessekonflikter skal vurderes minimum av nærmeste leder før samarbeid eventuelt inngås.
- Dersom samarbeidet rent faktisk er tilrettelegging av statistikk og analyser av sammenstilte lovbestemte helseregistre, skal dette gå frem av avtalen og følge de retningslinjer og prosedyrer som gjelder for slik aktivitet.
- Dersom samarbeidet rent faktisk er oppdragsforskning skal dette gå frem av avtalen, og følge de retningslinjer og prosedyrer som gjelder for slik aktivitet (se retningslinjens Del 2).
- Retningslinjens Del 3 angir ulike momenter som skal benyttes i vurderinger av hvorvidt Folkehelseinstituttet skal inngå et samarbeid med private aktører eller ikke.
Deltagelse på seminarer/kurs/kongresser (samhandling)
- Ansatte kan delta på seminarer, kurs og kongresser som arrangeres av private aktører, dersom slike arrangementer har klart relevant faglig formål. Deltagelse på seminarer, kurs og kongresser av mer enn en dags varighet skal godkjennes skriftlig av nærmeste overordnede. Slik godkjenning gis gjennom fraværssøknad i SAP.
- Utgifter til deltakelse, reise og opphold i forbindelse med slike seminarer, kurs, kongresser o.l. skal som hovedregel dekkes av Folkehelseinstituttet. I den grad privat aktør tilbyr dekning av slike utgifter må dette likestilles med rene pengegaver og som hovedregel avslås.
- Eventuelle unntak må forhåndsgodkjennes skriftlig av nærmeste leder, og gjøres gjennom fraværssøknad i SAP. Før slik godkjenning, skal følgende forhold vurderes:
- Har/har Folkehelseinstituttet hatt søknader eller lignende til behandling fra aktøren som tilbyr utgiftsdekning?
- Hva er bakgrunnen for at Folkehelseinstituttet skal få dekket utgiftene?
- Er det klart faglige formål ved deltakelse, og er utgiftene relevante og dokumentbare?
- Er utgiftsdekningen avtalt mellom aktøren og Folkehelseinstituttet eller kun mellom enkeltpersoner?
- Er aktøren i en tilbuds-/forhandlingsposisjon?
- Er aktøren en sammenslutning/bransjeorganisasjon/organisasjon eller enkelt foretak?
- Er det snakk om betydelig/ubetydelig verdi?
- Unntak kan normalt ikke gis til ansatte i ledende stillinger.
Aktiviteter og relasjoner som skal rapporteres
- Følgende forhold skal alltid rapporteres til arbeidsgiver (nærmeste overordnede):
- Samhandling og mulig samarbeid med private aktører som kan komme i strid med instituttets interesser og faglig uavhengige stilling. Dette inkluderer potensielle forskningsprosjekter i den grad det er aktuelt.
- Mottak av honorar eller gaver, med unntak av påskjønnelser av ubetydelig verdi (jf. Overordnede etiske retningslinjer). Mer om dette i retningslinje for sidegjøremål/biverv (kontakt HR ved spørsmål).
- Mottak av varer og/eller tjenester vederlagsfritt eller til redusert pris i forbindelse med instituttets ordinære kundeforhold.
- Deltagelse på seminarer, kurs, kongressreiser o.l. hvor reise og/eller opphold helt eller delvis bekostes av næringslivet eller private organisasjoner. Slik kostnadsdekning skal normalt avslås, ref. punkt 2. over.
Deltakelse i utvalg med næringslivet
- Når en ansatt blir spurt om å delta i utvalg eller på ad-hoc møter eller seminar med næringslivet, må vedkommende først avgjøre om han/hun skal delta som ansatt i Folkehelseinstituttet eller som privatperson.
- Dersom vedkommende skal delta i utvalg eller på ad-hoc møter eller seminar med næringslivet som ansatt ved Folkehelseinstituttet, er han/hun bundet av forvaltningsloven og instituttets overordnede etiske retningslinjer om faglig uavhengighet og objektivitet, interessekonflikt, tillit og habilitet, åpenhet og lojalitet. En eventuell deltagelse i slike utvalg må derfor vurderes konkret fra sak til sak i lys av dette, og av de overordnede prinsippene gitt i punkt 1. over.
- Dersom vedkommende skal delta i utvalg eller på ad-hoc møter eller seminar med næringslivet som privatperson og utenom arbeidstid, er vedkommende bundet av de reglene som følger av retningslinje for sidegjøremål/biverv (referanse kommer senere, kontakt HR ved spørsmål). Dersom deltagelsen skjer i arbeidstiden, kreves det i tillegg en forhåndsgodkjenning av nærmeste leder.
Gaver og andre fordeler
- Ansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot – eller legge til rette for å motta – gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som er ment, å påvirke deres tjenestehandlinger.
- Ansatte skal ikke bruke sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel, også i de tilfeller hvor disse fordelene ikke vil påvirke deres tjenestehandlinger.
- Ansatte skal ikke, som en del av sin tjenesteutøvelse, gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller som er ment, å påvirke mottakers tjenestehandlinger.
- Unntaksvis kan det mottas anerkjennelser av ubetydelig verdi i form av reklamemateriell, blomster, konfekt, bok, en rimelig flaske vin eller lignende. Man bør likevel være varsom med å motta slike oppmerksomhetsgaver ved oppdrag for nåværende eller potensiell leverandør.
Særskilte retningslinjer for samarbeid med private aktører i forskningsprosjekter
Bakgrunn
Folkehelseinstituttets særskilte retningslinjer for samarbeid med private aktører i forskningsprosjekter er basert på utdrag fra Kunnskapsdepartementets reglement for virksomheter som mottar bevilgninger over deres budsjett (Kunnskapsdepartementets Rundskriv F-07-13, Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, ofte omtalt som BOA-reglementet). Formålet med rundskrivet er primært å sikre mottakernes faglighet og uavhengighet, men også overholdelsen av reglene for statlig økonomistyring, merverdiavgiftsloven, EØS-reglene forbud mot ulovlig statsstøtte mv.
Folkehelseinstituttet er underlagt de samme reglene som nevnt over, og ved å benytte (deler av) det samme reglementet som virksomheter under Kunnskapsdepartementet, sikrer man at disse reglene blir overholdt også for Folkehelseinstituttets del. I tillegg oppnår man at Folkehelseinstituttet har lik forståelse av sentrale begreper som de fleste andre forskningsmiljøer i Norge.
Virkeområde
Retningslinjene gjelder for forskningssamarbeid med private aktører om aktivitet av faglig interesse/relevans, uavhengig av antall samarbeidspartnere i forskningsprosjektet og uavhengig av hvordan forskningsprosjektet er finansiert. Retningslinjene stiller opp kriterier for hvordan bidrags- og oppdragsfinansierte forskningsprosjekter (se definisjon under) organiseres internt ved Folkehelseinstituttet.
Selv om retningslinjene gjelder uavhengig av hvordan forskningsprosjektet er finansiert, vil måten et forskningsprosjekt er tenkt finansiert på (f.eks. gjennom søknad om eksternfinansiering til Forskningsrådet eller EU versus direkte samarbeid mellom Folkehelseinstituttet og en næringslivsaktør) kunne påvirke beslutningen knyttet til hvorvidt Folkehelseinstituttet skal inngå et samarbeid eller ikke. Ulike momenter som bidrar i positiv eller negativ retning med henhold til å inngå forskningssamarbeid med private aktører er nærmere beskrevet i Del 3 av denne retningslinjen.
Immaterielle verdier og immaterielle rettigheter (IPR)
Forskning som skjer ved bruk av offentlige midler, skal være til det beste for alle. En konsekvens av dette er at også dataene bak forskningsresultatene er tilgjengelige for flest mulig: for andre forskere, men også for forvaltningen og næringslivet. Når Folkehelseinstituttet svarer på sitt samfunnsoppdrag gjennom samarbeid med private aktører, skal prinsippene i Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata legges til grunn, herunder at forskningsdata skal være så åpne som mulig og så lukkede som nødvendig. Eierskap til immaterielle verdier og IPR skal, som hovedregel, håndteres på følgende måte:
- Folkehelseinstituttet skal søke eierskap eller ubegrensede bruksrettigheter til alle data og materialer for fremtidig forskning.
- Folkehelseinstituttet og Folkehelseinstituttets ansatte skal sikres opphavsrettigheter i samsvar med åndsverksloven og etablert praksis for eierskap, og kreditering i vitenskapelige publikasjoner etter nasjonale og internasjonale regler (Vancouver-reglene mv).
- Folkehelseinstituttet har ikke som målsetting å eie og forvalte patenter, eller tilegne seg royalties og godtgjørelser for patenterte oppfinnelser.
I den grad Folkehelseinstituttet likevel skulle komme på eiersiden i forbindelse med sikring av forskningsresultater gjennom patentsøknad, vil dette håndteres konkret for hvert enkelt tilfelle, og loven om rett til arbeidstakeroppfinnelser vil legges til grunn.
Definisjoner og nærmere beskrivelse
Med bidragsforskning menes forskningsprosjekter hvor Folkehelseinstituttet henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at det foreligger krav om motytelse fra Folkehelseinstituttet.
Med oppdragsforskning menes forskningsprosjekter Folkehelseinstituttet utfører mot betaling fra privat(e) oppdragsgiver(e) der det foreligger et krav om motytelse fra Folkehelseinstituttet.
Skillet mellom bidrags- og oppdragsforskning er viktig av flere grunner. For det første er oppdragsforskning mer omdiskutert enn bidragsforskning i relasjon til prinsipper om forskningens frihet og uavhengighet. I tillegg er oppdragsforskning omfattet av flere regelverk enn bidragsforskning, og inntekter til Folkehelseinstituttet regnskapsføres ulikt i bidragsforskning og oppdragsforskning.
Med motytelse menes at eierskap, risiko eller kontroll over en eiendel eller et forskningsresultat overføres fra Folkehelseinstituttet til motparten(e) i avtaleforholdet, med andre ord at det foreligger en transaksjon mellom partene i avtaleforholdet. Finansiell rapportering om hvordan midler er anvendt og faglig rapportering av hvilke forskningsresultater som er oppnådd, anses imidlertid ikke alene som en motytelse/transaksjon.
Prosedyre for etablering av forskningssamarbeid med private aktører
Klassifisering av prosjektet som bidragsforskning eller oppdragsforskning
Prosjektleder har ansvaret for å vurdere om den aktuelle forskning skal klassifiseres som bidragsforskning eller oppdragsforskning, og vurderingen skal godkjennes av avdelingsdirektør eller leder på høyere nivå.
Ved bidragsforskning vil det normalt foreligge en søknad om midler til finansiering av et forskningsprosjekt fra en eller flere forskningsinstitusjoner. Prosjekter finansiert av Forskningsrådet, regionale forskningsfond og EU, er normalt bidragsforskning, også når prosjektet gjennomføres i samarbeid med private aktører.
Oppdragsforskning vil motsatt gjerne være initiert av en enkelt privat aktør, med formål å fremskaffe kunnskap og forskningsresultater som primært er til virksomhetens egen interne bruk. Dette kan eksempelvis dreie seg om forskningsmessig bistand til produktutvikling, etterkontroll av godkjente legemidler, studier av behov/markedspotensial for nye legemidler eller helsetjenester mv.
Forskning som reelt sett er oppdrag, kan ikke klassifiseres som bidragsforskning ut i fra en vurdering av at prosjektet også er faglig interessant og relevant for Folkehelseinstituttet og allmenheten, hvis det faktisk skjer en overføring av resultater fra Folkehelseinstituttet til motparten(e) i avtaleforholdet.
Krav til dokumentasjon
Prosjektleder skal dokumentere at kriterier som følger av retningslinjenes Del 1 er vurdert, og at samarbeidet med den/de aktuelle aktøren(e) er godkjent av avdelingsdirektør eller leder på høyere nivå.
At aktivitet er av faglig interesse/relevans skal være etterprøvbart. Dette innebærer et krav til skriftlig dokumentasjon av vurderingene som ligger til grunn for samarbeidet. Standardpregede formuleringer om at man har vurdert aktiviteten som faglig interessant og lignende, vil ikke tilfredsstille kravet til etterprøvbarhet. Forankringen i Folkehelseinstituttets strategi må synliggjøres.
Samarbeidsavtalen skal regulere den faglige aktivitet og økonomiske forhold, samt andre forhold som etter omstendighetene er relevant. Avdeling for juridiske tjenester (SIFA) skal involveres i kontraktsarbeidet. Avtalen skal signeres i henhold til gjeldende fullmaktsmatrise for avtaleinngåelser (se lenke under punkt 8, Relevante dokumenter i vedlagte dokument).
Samarbeidsavtalen (og eventuelt andre/påfølgende avtaler) samt annen dokumentasjon skal være skriftlig, og lagres i Folkehelseinstituttets arkivsystem P360 av prosjektleder.
Særskilt dokumentasjon for oppdragsforskning
All oppdragsforskning skal organiseres som prosjekter, og prosjektleder skal utarbeide budsjett som dokumenterer at alle Folkehelseinstituttets direkte og indirekte kostnader dekkes av den private aktørene for å sikre overholdelse av EØS-avtalens forbud mot offentlig støtte. I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte. Dette betyr at Folkehelseinstituttet ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader prosjektet måtte medføre. Budsjett skal godkjennes av avdelingsdirektør eller leder på høyere nivå.
Oppdragsforskning vil også være omfattet av merverdiavgiftsloven, hvis oppdragsgiver er en virksomhet i Norge.
Referanser (eksterne)
- Forvaltningsloven, https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningsloven
- Arbeidsmiljøloven, https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-06-17-62
- Arbeidstakeroppfinnelsesloven, https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1970-04-17-21
- Etiske regler for statstjenestemenn, https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/fad/vedlegg/arbeidsgiverpol/etiske_retningslinjer_rev2012.pdf
- Generelle forskningsetiske retningslinjer (fra De nasjonale forskningsetiske komiteene), https://www.etikkom.no/forskningsetiske-retningslinjer/Generelle-forskningsetiske-retningslinjer/
- Statens personalhåndbok, https://lovdata.no/dokument/SPH/sph-2015
- Veileder om gaver i tjenesten, https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/kmd/apa/gaveveilederen_bm.pdf?id=2239028
- Tobakkskonvensjonens artikkel 5.3 og dens retningslinjer, http://www.who.int/fctc/guidelines/article_5_3.pdf og http://www.who.int/fctc/text_download/en/
- Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata, https://www.regjeringen.no/contentassets/3a0ceeaa1c9b4611a1b86fc5616abde7/no/pdf/f-4442-b-nasjonal-strategi.pdf
