Sjekkliste for manglende registrering

Forklaring til sjekkliste for manglende registrering

Søk til SYSVAK

Ved tvil om en vaksine er registrert kan du sende et søk fra ditt journalsystem til SYSVAK. Svaret vil inneholde alle vaksinasjoner som er registrert i SYSVAK. Hvordan svar på søk presenteres i de ulike journalsystemer varierer. Enkelte søk må importeres eller signeres inn før du ser statusen og det kan ta litt tid. 

Helsenorge vil alltid vise det som er registrert i SYSVAK. Er det avvik mellom det som vises i ditt journalsystem og på Helsenorge bør du legge inn et søk til SYSVAK. Andre enheter kan ha registrert eller slettet vaksinasjoner som ikke vises i ditt journalsystem. Det er viktig å ha oppdatert vaksinasjonsstatus før ny vaksinasjon og det bør derfor alltid legges inn et søk i forkant.

Identitetsnummer

Det er kun vaksinasjoner som er meldt med gyldig 11-sifret norsk fødsels- eller D-nummer som registreres i SYSVAK. En vaksinasjon som er meldt på D-nummer vil automatisk overføres til fødselsnummer når personen mottar dette. Hvis en person er registrert med et annet midlertidig nummer eller fødselsdato vil vaksinasjonen kun vises lokalt i ditt journalsystem. Vaksinasjonen må meldes på nytt til SYSVAK når personen har fått fødselsnummer eller D-nummer.

Applikasjonskvittering

SYSVAK sender en svarmelding i retur (applikasjonskvittering) til journalsystemet etter mottatt vaksinasjon. Ordlyden på disse statusmeldingene i de ulike journalsystemene kan variere og SYSVAK kjenner ikke til alle detaljer. Hvis du mottar en negativ- eller ingen applikasjonskvittering etter flere forsøk på registrering bør du ta kontakt med lokal IKT eller brukerstøtte til journalsystemet da slike feil ofte må løses lokalt.

Forklaring:

• En positiv applikasjonskvittering fra SYSVAK betyr at meldingen er OK akseptert. Systemet kan illustrere dette for eksempel ved å endre SYSVAK-status fra «sendt» til «OK», «Akseptert» eller liknende.
• En negativ applikasjonskvittering fra SYSVAK betyr at meldingen er avvist grunnet feil i melding. Applikasjonskvitteringen vil da inneholde informasjon om hva som var feil.
• Hvis det ikke er mottatt noen applikasjonskvittering har du ingen bekreftelse på at SYSVAK har mottatt meldingen og det kan være flere årsaker til dette. Feilen kan være kortvarig, og i enkelttilfeller kan du prøve å sende meldingen på nytt. Dersom du fremdeles ikke har fått en applikasjonskvittering kan vaksinemeldingen til SYSVAK ha feilet. Det kan være noe galt med meldingsoppsettet eller den elektroniske samhandlingen. Dette må følges opp av brukerstøtte til journalleverandør eller lokal IKT-ansvarlig.

SYSVAK-kodeverk

En vaksine må meldes inne med gyldig SYSVAK-kode for å bli registrert i SYSVAK. SYSVAK-nett og enkelte journalsystemer kontrollerer dette ved å be om navn på preparat (vaksine) etter valg av kode. Innmelding av preparatnavn til SYSVAK er ikke obligatorisk i dag så det er mulig å melde inn vaksinasjonen med feil SYSVAK-kode så lenge den er gyldig. Det er derfor viktig å forsikre seg om at riktig SYSVAK-kode er brukt da det er den som indikerer hvilken sykdom(er) det er vaksinert mot.

Når SYSVAK gjør endringer i kodeverket må journalleverandørene følge opp med oppdateringer i sine system. Hvis kodeverket i journalsystemet ikke er oppdatert kan SYSVAK avvise vaksinemeldingen. Hvis SYSVAK kun har endret bruk av SYSVAK-kode, vil du få opp et varsel, men vaksinasjonen blir registrert. Når du mottar slike meldinger bør du sjekke kodverket for å sikre at du bruker rett SYSVAK-kode og eventuelt varsle leverandøren av ditt journalsystem.

SYSVAK-koder som er gyldige.

Forbindelsen mellom journalsystemer, SYSVAK og Helsenorge.

Når det ikke er samsvar mellom hvilke vaksinasjoner som vises i ditt journalsystem mot SYSVAK og Helsenorge kan du sjekke og merke deg følgende:

• Helsenorge henter sine vaksineopplysninger direkte fra SYSVAK og er alltid oppdatert. Hvis vaksinen ikke finnes på Helsenorge er den ikke registrert i SYSVAK selv om den vises i ditt journalsystem. Legg inn et søk til SYSVAK for oppdatering.
• Vaksineroversikten i ditt journalsystem defineres som det lokale bilde. Den viser hva som er registrert i journalsystemet og kan avvike fra hva som er registrert i SYSVAK. Dette til tross for at det er mottatt positiv svarmelding (applikasjonskvittering) fra SYSVAK om at vaksinasjonen er registrert. Dette kan skyldes tekniske feil som har oppstått ved overføringen. Vaksinasjonen må sendes på nytt til SYSVAK.
• Som nevnt over ser du det lokale bilde når du åpner en persons vaksineoversikt i journalen. Hvis personen du skal vaksinere har vaksinert seg et annet sted i mellomtiden, vil ikke den vaksinasjonen vises i ditt lokale bilde da det per nå ikke oppdateres automatisk i journalsystemene. Du bør derfor alltid legge inn et søk til SYSVAK for å være oppdatert på personens vaksinasjonsstatus.