Vanlige problemstillinger for meldinger via elektronisk pasientjournal
Publisert
Her får du hjelp til hvordan du kan løse noen av de vanlige problemstillingene ved melding til SYSVAK via elektronisk pasientjournal.
Du er usikker på om vaksinen er registrert i SYSVAK
Dersom du rapporterer via journalsystemet og er usikker på om vaksinen er registrert, så kan du sjekke status i for eksempel vaksineoversikten eller på vaksinemeldingen i journalsystemet for å se om vaksinen er overført eller ikke.
Dersom du likevel er usikker på om en vaksine er registrert i SYSVAK kan du sende søk på den aktuelle personen til SYSVAK gjennom journalsystemet. Et slikt søk viser også vaksiner som er gitt av andre vaksinatører og registrert i SYSVAK på personen.
Om du trenger bistand, se brukermanualen for EPJ-systemet som benyttes på din arbeidsplass eller finn kontaktinformasjon til journalleverandøren.
Vaksinen er ikke registrert i SYSVAK. Hva har skjedd?
Her kan det være to mulige årsaker.
1. Vaksinasjonsmeldingen har ikke kommet fram til SYSVAK
Det hender man oppdager at vaksinasjonsmeldinger ikke er registrert i SYSVAK. Vaksinasjonsmeldinger som er sendt fra journalsystemet, men ikke finnes i SYSVAK, må sendes på nytt.
Dersom en vaksinasjon registreres i SYSVAK flere ganger blir det ikke liggende dobbelt i SYSVAK så lenge det er registrert lik vaksinedato og SYSVAK-kode for hver av registreringene.
I noen tilfeller må man få bistand av journalleverandøren til å få sendt inn en vaksinasjonsmelding på nytt.
Vær oppmerksom på at SYSVAK-status for vaksinasjonsmeldinger som vises i de ulike journalsystemene på markedet kan variere både i ordlyd og betydning.
Noen eksempler på SYSVAK-statuser:
- "Sendt" (eller tilsvarende): Meldingen har gått ut fra journalsystemet, men har ikke nødvendigvis kommet frem og blitt registrert i SYSVAK. Dersom statusen ikke endrer seg til «ok», «registrert», «oppdatert» eller tilsvarende betyr det at journalsystemet ikke har fått kvittering fra SYSVAK på at meldingen er registrert. I de aller fleste tilfeller skyldes dette tekniske problemer.
- «Ok», «registrert», «oppdatert» eller tilsvarende: Dersom du ser en slik status men ikke finner vaksinasjonsmeldingen i SYSVAK så kan årsaken være at meldingen mangler 11-sifret fødselsnummer. En annen årsak til denne type feil er «feil» status i journalsystemet, for eksempel oppdatert teknisk i forbindelse med oppgradering/bytte av programvare eller større tekniske omlegginger. Leverandør av journalsystem kan være behjelpelige med sending av registrerte vaksiner på nytt.
2. Vaksinasjonsmeldingen er ikke sendt fra journalsystemet
Hvis statusen for meldingen i journalsystemet er «ikke sendt» eller «skal ikke sendes» så betyr det at meldingen ikke er sendt til SYSVAK. Den må sendes inn.
Om du trenger bistand, se brukermanualer og brukerstøtte for melding via elektronisk journalsystem.
SYSVAK-koden finnes ikke i journalsystemet
Kodeverket i journalsystemet må oppdateres jevnlig for at nye vaksiner og preparater skal være tilgjengelig i journalsystemet.
Om du trenger bistand, se brukermanualer og brukerstøtte for melding via elektronisk journalsystem.