Slik etterregistrerer du i SYSVAK

Hvilke vaksiner skal etterregistreres?

Vaksinatør kan etterregistrere vaksinasjoner som ikke har blitt registrert eller som er gitt i utlandet. Uregistrerte vaksinasjoner hos enkeltpersoner som er grunnlag for videre vaksinasjon bør etterregistreres for å gi en fullstendig oversikt.

Fra 1.januar 2011 ble det etter SYSVAK-forskriften plikt til å registrere alle vaksinasjoner i Norge. Vaksinasjoner gitt etter 1. januar 2011 i Norge, som ikke er registrert, kan kreves etterregistrert av vaksinasjonssted.

Privatpersoner som ønsker vaksiner etterregistrert

Privatpersoner som ønsker å få etterregistrert vaksiner satt i Norge før 2011 eller i utlandet, kan kontakte fastlege, helsepersonell med tilgang til SYSVAK, kommunehelsetjenesten eller privat helsetjeneste for hjelp til etterregistrering. Helsepersonell eller vaksinasjonssted har ingen plikt til å gjøre dette og de kan ta betalt for det.

Folkehelseinstituttet kan ikke etterregistrere vaksinasjoner.

Etterregistrering når barn flytter til Norge

Det er viktig å etterregistrere vaksiner på barn som har startet sin vaksinasjon i utlandet. Etterregistreringen er utgangspunkt for tilpassing og videre vaksinasjon i det norske barnevaksinasjonsprogrammet. Det bør gjøres grundige undersøkelser og vurderinger før vaksinasjoner etterregistreres når det mangler skriftlig eller digital dokumentasjon. Dersom opplysninger om tidligere vaksinasjon anses som troverdig og er grunnlag for videre vaksinasjon skal vaksinene registreres i SYSVAK. For mer informasjon om etterregistrering på barn les om innhentingsvaksinasjon og vurdering av vaksinasjonsstatus i vaksinasjonshåndboka.

Etterregistrering i SYSVAK-nett

SYSVAK-nett er ikke tilrettelagt for etterregistrering, fordi alle registreringer vil fremstå som gitt av registrerende helseenhet. Det finnes ingen mulighet til å markere at vaksinasjonen er foretatt et annet sted eller i et annet land. Når du skal etterregistrere i SYSVAK-nett, som er mulig tilbake til 1970, er det viktig å dokumentere hvor vaksinen opprinnelig ble gitt i pasientjournal.

Etterregistrering av vaksiner som ikke administeres av helsepersonell

Vaksiner som ikke administreres av helsepersonell, eksempelvis drikkevaksine og tabletter, blir ofte ikke registrert i SYSVAK fordi de tas hjemme i etterkant av en konsultasjon eller uthenting. De fleste journalsystemer tillater ikke registreringer frem i tid, så disse vaksinasjonene må etterregistreres.

Ved utlevering bør helsepersonell informere og legge til rette for at personer kan melde inn administrasjonsdato for registrering i etterkant. Rekvirerende lege, apotek eller annet utleveringssted bør være behjelpelige med etterregistreringen.

Folkehelseinstituttet kan ikke etterregistrere vaksiner.

Etterregistrering - trinn for trinn 

1. Foreta et søk fra journalsystemet til SYSVAK

Før etterregistrering bør det alltid foretas et søk til SYSVAK for oppdatering av vaksinasjonsstatus. Personen kan ha fått vaksiner registrert andre steder som ikke vises i ditt journalsystem. Det er kun mulig å sende et søk fra et journalsystem til SYSVAK på personer med norsk fødsels- eller D-nummer.

2. Vurder dokumentasjon på tidligere vaksinasjoner

Etterregistreringen i SYSVAK bør helst gjøres på bakgrunn av troverdig skriftlig eller digital dokumentasjon. Dokumentasjonen bør inneholde:

• fullt navn
• fødselsdato
• vaksinasjonsdato
• navn på vaksine (må ikke registreres, men er grunnlag for valg av SYSVAK-kode)

Eksempler til hjelp for vudering av vaksinasjonsopplysninger når skriftlig dokumentasjon mangler:

• Du ser et BCG-arr
• Personen, barnet eller foresatte forteller at det har vært gitt vaksiner ved flere anledninger. Kan de si noe om alder ved vaksinasjon, om administrasjonsmåte eller om hvilken sykdom de er vaksinert mot? Les mer om vurdering av status i vaksinasjonshåndboka.
• Se Verdens helseorganisasjon (WHO) sin oversikt over ulike lands vaksinasjonsprogram for hjelp til å vudrere hvilke vaksiner en person kan ha fått

3. Markere etterregistrering

Når du etterregistrerer skal du markere i journalsystemet at vaksinen er gitt av andre enn deg. Det gjør du ved å velge «vaksine ikke gitt på stedet», «dokumentasjon fremvist» eller tilsvarende. SYSVAK mottar både konsultasjons- og registreringsdato,og kan dermed identifisere når en vaksine er etterregistrert. I SYSVAK-nett er det ikke tilrettelagt for å markere etterregistrering, og dette må derfor dokumenteres i pasientjournalen.

Noen journalsystemer krever at du markerer hvilken type dokumentasjon som er lagt til grunn for etterregistreringen. Det kan være "vaksinasjonskort fremvist", "muntlig informasjon fra foresatte", "journalnotat" eller tilsvarende. SYSVAK tar ikke imot denne informasjonen, men grunnlag for etterregistrering bør uansett dokumenteres i pasientjournalen.

4. Etterregistrere med riktig SYSVAK-kode

Valg av SYSVAK-kode skal samsvare med hvilken sykdom personen er vaksinert mot. Dersom preparatnavn er ukjent, må du søke på internett og finne dokumentasjon hos produsent. Vær oppmerksom på at identisk preparat kan være tilgjengelig i Norge under et annet navn. Når du har identifisert hvilken sykdom vaksinen skal beskytte mot, må du finne en samsvarende SYSVAK-kode.

Når preparatnavn ikke er en del av SYSVAK-kodeverket, kan det ikke registreres i SYSVAK, men bør dokumenteres i pasientjournal.

Dersom det ikke finnes én SYSVAK-kode for å registrere vaksinen personen har fått, spesielt ved kombinasjonsvaksiner må flere koder benyttes for å registrere vaksinen. Vaksinen må "deles opp" og registreres på flere SYSVAK-koder.

Et eksempel er "Pentavalent vaksine" som må etterregistreres med følgende SYSVAK-koder; DTP51 eller 52 (beror på om det er helcelle eller acellulær pertussis, se tabell under), HEP01 og HIB01.