Rapporteringsveileder for data om helsestasjons- og skolehelsetjenesten
Artikkel
|Publisert
Veilederen beskriver hvilke data fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten som sendes daglig og automatisk til Kommunalt pasient- og brukerregister (KPR).
Overordnet informasjon om data som rapporteres til KPR
KPR helsestasjons- og skolehelsetjenesten er en del av kommunalt pasient- og brukerregister (KPR) og skal inneholde data fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten som er definert til å inkludere tjenesteområdene svangerskaps- og barselomsorgen, helsestasjon 0-5 år, helsestasjon for ungdom og skolehelsetjenesten. I dag inneholder registeret blant annet opplysninger om konsultasjonstyper, høyde, vekt og ernæring blant barn, unge og gravide.
Hovedformålet med rapportering til KPR er å gi myndighetene grunnlag for planlegging, styring, finansiering og evaluering av kommunale helse- og omsorgstjenester. Data kan også brukes til forebyggende arbeid, beredskap og forskning, slik det er beskrevet i forskrift om kommunalt pasient- og brukerregister (lovdata.no). Opplysninger fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal gi kunnskap om i hvilken grad barn, unge og gravide får tjenester i henhold til de nasjonalfaglige retningslinjene:
- helsestasjons- og skolehelsetjeneste (helsedirektoratet.no)
- svangerskapsomsorg (helsedirektoratet.no)
- barselomsorg (helsedirektoratet.no)
Informasjon om de registrertes rettigheter og informasjonsmateriell som kan brukes i tjenesten, finnes på nettside for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Folkehelseinstituttet (FHI) har hovedansvaret for å informere de registrerte om deres rettigheter, derfor forventes det ikke at helsepersonell bruker tid i konsultasjoner på å informere om disse rettighetene.
Data fra elektronisk pasient journal (EPJ) til KPR
Innsending av data fra EPJ til KPR gjøres daglig, automatisk. For at data skal kunne sendes til registeret, må dokumentasjonen i EPJ være strukturert. Det vil si at informasjon som kun er registrert i fritekst ikke blir overført. Faglige og andre observasjoner eller vurderinger i journalnotater som er ren tekst, vil ikke bli trukket ut og rapportert til KPR. Dersom det senere gjøres endringer i EPJ så vil det automatisk bli sendt oppdaterte data til registeret. Registeret tar vare på endringshistorikk.
Dokumentasjon i EPJ skal også gjøres så likt som mulig i alle kommuner og enheter. For å få til dette må man følge nasjonale kodeverk. Dette bidrar til at KPR mottar gode data som reflekterer praksisen i tjenesten.
Data som rapporteres til KPR
Generell informasjon om gjennomføringen av konsultasjon
- Pasientens personidentifikasjonsnummer
- Dette knyttes mot Folkeregisteret hvor informasjon om alder, kjønn og bosted hentes. Fødselsnummer og andre direkte personidentifiserende kjennetegn separeres og lagres kryptert og adskilt fra andre registeropplysninger. Mer informasjon om personvern og behandling av personopplysninger i KPR.
- Tidspunkt (dato og klokkeslett) for aktiviteten
- Behandlers HPR-nummer (dersom registrert) og profesjonstype
- Utførende virksomhets organisasjonsnummer
- Dette knyttes mot informasjon fra Brønnøysundregisteret hvor utvidet informasjon om virksomheten, som næringskode, virksomhetens adresse, enhetstype og antall ansatte, hentes.
Informasjon om konsultasjon
- Konsultasjonstype
- Ofte omtalt som kontakttyper. Dette beskriver aktivitet som er knyttet til:
- Aldersbestemte konsultasjoner i nasjonalfaglige retningslinjer
- Planlagte eller ikke-planlagte ekstra konsultasjoner (PL/IPL)
- Planlagte eller ikke-planlagte ekstrakonsultasjoner i helsestasjon for ungdom (PLHFU/IPLHFU). Disse kodene skal kun brukes for helsestasjon for ungdom.
- Konsultasjonstype følger det nasjonale kodeverket ID=9505 (finnkode.no) og er basert på nasjonalfaglige retningslinjer (helsedirektoratet.no) og barnevaksinasjonsprogrammet.
- Se neste avsnitt for spørsmål knyttet til bruk av det nasjonale kodeverket for konsultasjonstype/kontakttype.
- Ofte omtalt som kontakttyper. Dette beskriver aktivitet som er knyttet til:
- Det registreres status amming mor i tilfeller hvor det er relevant. Dette rapporteres på det nasjonale kodeverket ID=8524 (finnkode.no).
- I tilfeller hvor det er relevant registreres vekt og høyde på barn og på mødre i svangerskaps- og barselomsorgen. Informasjon om gjennomføring av høyde- og vektmåling fra Helsedirektoratet og Nasko:
- Om konsultasjonen var et hjemmebesøk eller ikke
- Om konsultasjonen var en gruppekonsultasjon eller ikke
Bruk av kodeverket for konsultasjonstype/kontakttype
Hvordan skal ekstrakonsultasjoner (planlagte og ikke-planlagte) i helsestasjons- og skolehelsetjenesten registreres?
På helsestasjon og i skolehelsetjenesten 1.-10. trinn og i videregående skole skal kontakttypene planlagt og ikke planlagt (PL/IPL) benyttes for konsultasjoner som ikke er aldersbestemte. Helsestasjon for ungdom har egne kontakttyper for planlagte og ikke-planlagte konsultasjoner (PLHFU/IPLHFU) for å gjøre det mulig å identifisere aktivitet i denne tjenesten. Dersom disse ikke er tilgjengelig i ditt journalsystem bør du kontakte leverandøren.
Hvordan dokumenteres konsultasjoner som gjennomføres på et annet tidspunkt enn anbefalt i nasjonale retningslinjer?
Eksempler på slike tilfeller kan være legeundersøkelser på 1. trinn som gjennomføres året før barna begynner på skolen, eller gjennomføring av 2-årskontroll ved 2.5 år. Det er innholdet i konsultasjonen som avgjør hvilken konsultasjonstype som skal brukes. Dersom innholdet tilsvarer det som beskrives i retningslinjer for for eksempel legeundersøkelse på 1. trinn eller 2-årskontroll, skal disse konsultasjonstypene benyttes, selv om tidspunktet avviker.
Hvordan dokumenteres konsultasjoner som gjennomføres av to helsepersoner?
Eksempler på dette kan være 2-årskontroll som gjennomføres av lege og helsesykepleier eller 1.klasseundersøkelse som gjennomføres av lege og helsesykepleier. Hvis konsultasjonen gjennomføres i fellesskap av to helsepersoner, dokumenteres det som en konsultasjon. Om det gjennomføres som to separate konsultasjoner, dokumenteres det som to konsultasjoner. Når data kommer inn til registeret, vil begge måtene å dokumentere på gi korrekt informasjon om hvilke helsepersoner som har tatt del i konsultasjonen.
Hvordan skal vaksinering i videregående skole registreres?
Det nasjonale kodeverket for konsultasjonstype/kontakttype har ikke en egen kontakttype for vaksinering i videregående skole, og vi anbefaler derfor å bruke konsultasjonstypen/kontakttypen ‘planlagt’ (PL) i slike tilfeller.
Hvordan skal undervisning, som for eksempel seksualundervisning, psykisk helseundervisning og kost- og livsstilundervisning i skolehelsetjenesten 1-10 og videregående skole dokumenteres?
Det er en egen konsultasjonstype/kontakttype for ‘Undervisning i skolehelsetjenesten’. Ta kontakt med din journalleverandør om dette ikke er tilgjengelig i ditt journalsystem.
Hvilken informasjon om amming rapporteres til registeret?
Amming følger et nasjonalt kodeverk (finnkode.no) med kategoriene 1) fullamming, 2) delvis amming, 3) ammer ikke, og 9) ukjent. For å få korrekt oversikt over ammestatus er det viktig at disse kodene benyttes for å dokumentere kunnskapen om ammestatus. Fullamming betyr at barnet kun får morsmelk, om barnet for eksempel får fast føde i tillegg skal koden ‘delvis amming’ benyttes. Om disse kategoriene ikke er tilgjengelig i ditt journalsystem bør journalleverandør kontaktes.
Hvordan registreres klassevaksinering?
En planlagt vaksinering består ofte av informasjon om vaksineringen og utføring av vaksinasjon. Aktiviteter og informasjon knyttet til vaksinering skal registreres som US (undervisning i skolehelsetjenesten), gitt at aktiviteten dokumenteres i EPJ. Ved en planlagt vaksinasjon på 2. trinn skal utføringen av vaksineringen registreres som 2T (2.trinn).
Hvis foreldre får tilbud om konsultasjon, men av ulike grunner ikke møter opp og denne konsultasjon slås sammen med neste konsultasjon, hvordan skal dette registreres? For eksempel om 5 måneder og 6 måneders konsultasjon blir gjennomført sammen.
I slike tilfeller skal ikke 5 måneder registreres, men 6 måneder registreres som vanlig som 6M eller 6 måneder.
Når man på helsestasjon har planlagt en dobbelttime, skal en benytte både aldersbestemt konsultasjonstype og ekstrakonsultasjon for å få frem hvilken tid som brukes?
Tidsbruk i tjenesten kommer ikke frem i data til registrert. Man skal derfor ikke legge til ekstra konsultasjoner for å tydeliggjøre tidsbruk. Konsultasjoner skal dokumenteres som før, det er den aldersbestemte konsultasjonen som bør dokumenteres i journalsystemet og sendes til registeret.
Hva gjør vi hvis journalsystemet ikke har kodeverk for amming, eller hvis ekstra konsultasjoner i ditt journalsystem ikke har kodeverk for amming?
Vi har ikke mulighet til å hente inn data som er dokumentert i fritekst eller i kommentar. Om kodeverket for amming ikke er en del av ditt journalsystem oppfordrer vi til å ta kontakt med journalleverandør for å kunne dokumentere med det nasjonale kodeverket.
Hva kan man gjøre om man benytter koder som ikke eksisterer i det nasjonale kodeverket for konsultasjonstype/kontakttype, som for eksempel ekstraprogrammet Nye Familier i Oslo?
Alle konsultasjoner som har en tid og dato vil bli sendt inn til registeret, uavhengig av om konsultasjonstypen/kontakttypen er gyldig. Det er allikevel ønskelig at det nasjonale kodeverket brukes, og i slike tilfeller vil planlagt (PL) kunne brukes.
Vil aktivitet utført av fysioterapeut, ergoterapeut og lignende profesjoner bli sendt til registeret i KPR?
Den utførende helsepersonen på hver konsultasjon vil bli sendt til registeret, det vil si at hvis en konsultasjon er utført av fysioterapeut eller ergoterapeut på helsestasjonen, i skolehelsetjenesten eller på helsestasjon for ungdom, vil dette bli sendt til registeret. Aktivitet utført av fysioterapeut eller annet helsepersonell i andre helsetjenester enn helsestasjon, skolehelsetjenesten eller helsestasjon for ungdom blir ikke registrert.