Rapporteringsveileder for data om kommunal tjenestetildeling innen helse og omsorg

Veilederen er relevant for helsepersonell, saksbehandlere, teknisk personell i kommuner og hos EPJ-leverandører. Merk at det finnes en egen veileder for årsrapportering.

Informasjon om kommunal tjenestetildeling innen helse og omsorg i KPR vil bidra til å sikre et godt grunnlag for styring og finansiering, gi bedre kvalitet og beredskap i tjenestene i tillegg til å legge til rette for forskning. Les mer om KPR

Kodeverk som det refereres til i veilederen (FinnKode.no).

Overordnede krav til rapportering

Rapporterende virksomheter skal sørge for at data som rapporteres er komplette og kvalitetssikret.

Data som registreres i elektronisk pasientjournal (EPJ) skal sendes daglig og automatisk til KPR. Dersom det senere blir gjort endringer i EPJ, så skal det automatisk bli sendt oppdaterte data til registeret. Registeret vil sørge for å ta vare på endringshistorikk.

For at KPR skal få gode data, er det viktig at personell dokumenterer opplysninger i sitt fagsystem. Det vil ikke bli hentet ut data fra fritekstfelt. Et eksempel kan være en saksbehandler som skriver opplysninger om en persons bosituasjon (som inngår i vurderingsgrunnlaget for et vedtak) i et fritekstfelt, istedenfor å benytte egnet felt i EPJ. Da vil ikke opplysningen overføres til KPR.

Data som skal rapporteres daglig til KPR Kommunal tjenestetildeling (KPR KTT) er relatert til tjenestetildelinger, tjenestevedtak, tvangsvedtak, funksjonsvurderinger, ventelister for langtidsopphold, klager på vedtak og utvalgte observasjoner fra forvaltning og tjeneste.

Alle rapporterte data skal være knyttet til:

• en personidentifikator (fødselsnummer, D-nummer eller DUF-nummer)
  • det skal også rapporteres en lokal personidentifikator (pseudonymt nummer for personen i EPJ) som brukes i dialog mellom Register og rapporterende enhet
• et organisasjonsnummer

Personidentifikatoren brukes for å hente opplysninger som alder, kjønn og bosted fra Folkeregisteret. Fødselsnumre, D-numre og DUF-numre lagres kryptert og adskilt fra øvrige data. Organisasjonsnummer brukes for å hente informasjon om virksomheten fra Brønnøysundregistrene, som for eksempel næringskode, adresse og enhetstype.

Tjenestetildelinger

Krav

Kommunen skal rapportere tjenestetildelinger for tjenester som er definert i kodeverk 9151. Tjenester som ikke er definert i kodeverk 9151 skal ikke rapporteres.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for den konkrete tildelte tjenesten
• Hvilken tjeneste som har blitt tildelt (kode fra kodeverk 9151 og lokalt navn for tjenesten)
• dato for tildeling
• organisasjonsnummer til enheten som skal levere/yte tjenesten
• startdato for tjenesten og eventuell sluttdato
• eventuelt hvilket vedtak som ligger til grunn for tildelingen (vedtak-ID)

Rapporteringen skal være knyttet til:

• Personen som mottar tjenesten (personidentifikator)
• Enhet som tildeler tjenesten (organisasjonsnummer)

Forklaring

En tjenestetildeling er en kommunal beslutning om å tildele en person en tjeneste etter en tildelings- eller saksbehandlingsprosess. Helsedirektoratets veileder for saksbehandling gir en praktisk innføring i de reglene som gjelder ved saksbehandling og tildeling av kommunale helse- og omsorgstjenester.

Dersom tjenestetildelingen er tidsubestemt, kan sluttdato være tom inntil den er kjent.

Dersom tjenestetildelingen ikke ble gjort på bakgrunn av et vedtak så kan vedtak-ID være tom.

Tjenestevedtak

Krav

Kommunen skal rapportere vedtak om å innvilge eller avslå tjenester som er definert i kodeverket 9151.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for det konkrete vedtaket (vedtak-ID)
• Om vedtaket innvilger eller avslår en tjeneste (rapporterer om vedtaket er et avslag eller ikke, ved bruk av kodeverk 1101)
• Hva slags tjenestetype som er blitt innvilget eller avslått (kode fra kodeverk 9151 og lokalt navn for tjenesten)
• Dato for vedtaket
• Dato for når behovet ble innmeldt eller først kjent av kommunen
• Dato for oppheving av vedtaket, dersom aktuelt
• For vedtak som innvilger tjenestetype 8 ("Avlastning i institusjon"), skal kommunen i tillegg rapportere hvorvidt tjenesten er rullerende eller ikke (kodeverk 1101)
• Dersom det skal inngå i vedtaket, så skal kommunen også rapportere antall timer per uke i snitt som en tjenestemottaker skal få individrettede tiltak (omfangstimer) og antall timeverk per uke i snitt som kreves for å levere disse (ressurstimer)
• Dersom det skal inngå i vurderingsgrunnlaget for vedtaket, så skal kommunen også rapportere utvalgte opplysninger som beskriver forhold som kan være relevante for å treffe en eller flere avgjørelser i en sak tilknyttet vedtaket. Dette inkluderer informasjon om:
  • Dato for når disse opplysningene sist ble oppdatert
  • Bosituasjon (kodeverk 9335)
  • Om personens bolig anses som egnet for å ivareta vedkommende sine behov i dagliglivets aktiviteter (kodeverk 1101)
  • Omsorgsansvar for barn under 18 år (kodeverk 1101)
  • I hvilket omfang personen mottar privat ubetalt hjelp (kodeverk 9168).
• Dersom det skal inngå i vurderingsgrunnlaget for vedtaket, så skal kommunen også rapportere sist kjente funksjonsvurdering av hver funksjonstype fra 9111-kodeverket som var tilgjengelig for saksbehandler da vedtaket ble fattet. Dette inkluderer:
  • Dato for vurderingen
  • Hvilken funksjonstype som er vurdert (kodeverk 9111)
  • Skår fra 1 til 5 for funksjonsvurdering (kodeverk 9165, 9166 eller 9167)

Rapporteringen skal være knyttet til:

• Personen som vedtaket retter seg mot (personidentifikator)
• Enheten som fatter vedtaket (organisasjonsnummer)

Forklaring

Et tjenestevedtak er en kommunal beslutning om å innvilge eller avslå en tjeneste, og inngår i et enkeltvedtak. Alle tjenestevedtak skal rapporteres, både innvilgelser og avslag. Hver beslutning om å innvilge eller avslå en tjeneste regnes som et eget tjenestevedtak, selv om flere beslutninger inngår i samme enkeltvedtak. Helsedirektoratets veileder for saksbehandling gir en praktisk innføring i når det skal fattes enkeltvedtak, og hva som skal inngå i vedtaket.

Eksempel 10 i veileder for saksbehandling beskriver et enkeltvedtak om å tildele en person personlig assistanse i form av praktisk bistand 14 timer i uken og helsetjenester i hjemmet i form av hjemmesykepleie 2 timer i uken, i tillegg til å avslå en søknad om BPA. Dette skal rapporteres som 3 tjenestevedtak:

1. innvilgelse av tjenestetype 1 fra kodeverk 9151
2. innvilgelse av tjenestetype 15 fra kodeverk 9151
3. avslag på tjenestetype 3 fra kodeverk 9151

Tvangsvedtak

Krav

Kommunen skal rapportere vedtak om tvang når rettsgrunnlaget er definert i kodeverk 9157.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for det konkrete vedtaket (vedtak-ID)
• Rettsgrunnlag for vedtaket (kodeverk 9157)
• Dato for vedtaket
• Perioden vedtaket gjelder (startdato og sluttdato)

Rapporteringen skal være knyttet til:

• Personen som vedtaket retter seg mot (personidentifikator)
• Enheten som fatter vedtaket om bruk av tvang (organisasjonsnummer)

Forklaring

Dette gjelder vedtak som gir rett til å anvende tvang og makt overfor en person.

Funksjonsvurderinger

Krav

Kommunen skal rapportere utførte vurderinger for funksjonstyper som er definert i kodeverk 9111.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for den konkrete funksjonsvurderingen
• Dato for vurderingen
• Hvilken funksjonstype som er vurdert (kodeverk 9111)
• Skår fra 1 til 5 for funksjonsvurdering (kodeverk 9165, 9166 eller 9167)

Rapporteringen skal være knyttet til:

• Personen som vurderes (personidentifikator)
• Enheten som gjennomfører funksjonsvurdering (organisasjonsnummer)

Forklaring

Funksjonsvurdering av funksjonstypene i kodeverk 9111 er basert på Verdens Helseorganisasjons ICF-rammeverk og omhandler funksjonsmål knyttet til bestemte aktiviteter i dagliglivet samt kroppslige og kognitive funksjoner. Skår gir en indikasjon på grad av funksjon og/eller behov for bistand og helsehjelp.

Funksjonsnivået uttrykkes med en skår fra 1 til 5. For aktiviteter i dagliglivet, reflekterer skår pasient/brukers evne til å utføre aktiviteten kun ved bruk av personens egne ressurser. Skår 5 uttrykker høyest behov for bistand og helsehjelp, mens skår 1 uttrykker at pasient/bruker ikke har problemer eller utfordringer med aktiviteten, selv uten bistand fra andre eller fra hjelpemidler. Skår for kroppslige og kognitive funksjoner reflekterer grad av funksjonsnedsettelse eller -tap, der skår 5 uttrykker høyest grad av funksjonsnedsettelse eller -tap, mens skår 1 uttrykker ingen funksjonsnedsettelse eller -tap som skaper problemer eller utfordring for pasient/bruker.

Kodeverk 9165 beskriver skår/funksjonsnivå for alle områder, unntatt syn og hørsel. Kodeverk 9166 beskriver skår for syn og kodeverk 9167 beskriver skår for hørsel.

Ventelister for langtidsopphold

Krav

Kommunen skal rapportere når en person settes på eller tas av venteliste for langtidsopphold i sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns tjenester, slik disse er vedtatt i lokal forskrift jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 a.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for den konkrete oppføringen på venteliste
• Dato for oppføring på venteliste
• Dato personen tas av venteliste (når kjent)
• Hvilken tjeneste ventelisten gjelder (kode 21 fra kodeverk 9151)

Rapporteringen skal være knyttet til

• Personen som settes på eller tas av venteliste (personidentifikator)
• Enheten som vurderer oppføring eller avgang fra venteliste (organisasjonsnummer)

Forklaring

Foreløpig er det kun venteliste til langtidsopphold som skal rapporteres (tjenestetype 21 "Langtidsopphold i institusjon" fra kodeverk 9151). Dette gjelder personer som oppfyller kriteriene for langtidsopphold etter lokal forskrift: Når kommunen treffer en avgjørelse om at en person oppfyller kriterier for tildeling av langtidsopphold i sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns tjenester, slik disse er vedtatt i lokal forskrift jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 a, og personen blir oppført på venteliste i påvente av langtidsopphold, så skal kommunen rapportere oppføringen på venteliste til KPR. Kommunen skal også rapportere når personen blir tatt av ventelisten. Ifølge helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2 a så skal kommunen føre ventelister over pasienter og brukere som venter på et slikt langtidsopphold.

Klager på vedtak

Krav

Kommunen skal rapportere mottatte klager på vedtak om tjenester definert i kodeverk 9151. Klager på andre typer vedtak skal ikke rapporteres.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for den konkrete klagen
• Hvilket vedtak som klagen gjelder (vedtak-ID)
• Hvilken tjenestetype vedtaket gjelder (kodeverk 9151 og lokalt navn for tjenesten)
• Dato for mottak av klagen
• Dato klagen besvares (når kjent)

Rapporteringen skal være knyttet til:

• Personen som det påklagde vedtaket er rettet mot (personidentifikator)
• Enheten som mottar og behandler klagen (organisasjonsnummer)

Forklaring

Når kommunen mottar og behandler en klage som gjelder et vedtak om å innvilge eller avslå en helse- og omsorgstjeneste som er definert i kodeverk 9151, skal kommunen rapportere klagen til KPR. Klager på andre vedtak skal ikke rapporteres.

Dato klagen besvares er når kommunen treffer en endelig avgjørelse i klagesaken. Endelig avgjørelse kan eksempelvis være å oppheve opprinnelig vedtak og treffe et nytt, eller å opprettholde opprinnelig vedtak og oversende sak til Statsforvalter.

Observasjoner fra forvaltning og tjeneste

Krav

Kommunen skal rapportere utførte observasjoner som er definert i kodeverk 9342.

Kommuner skal rapportere:

• Unik identifikator for den konkrete observasjonen
• Dato for registrering
• Type observasjon (kodeverk 9342)
• Observert verdi eller resultat (hva slags verdi som skal angis avhenger av type observasjon)
• Kodeverk som forklarer observert verdi eller resultat (kodeverk varierer avhengig av observasjonstypen)

Rapporteringen skal være knyttet til:

• Personen observasjonen gjelder (personidentifikator)
• Enheten som utfører observasjonen (organisasjonsnummer)

Forklaring

Dato for registrering/dokumentering er ikke nødvendigvis den samme datoen som da selve observasjonen fant sted, som rapporteres i verdi-feltet for relevante observasjonstyper. Hva slags verdi som skal angis eller hvilket kodeverk som skal benyttes, avhenger av type observasjon: Se beskrivelsen til relevant observasjonstype i kodeverk 9342 i FinnKode.

Eksempel: Når en kommune har vurdert en pasient/bruker for risiko for underernæring, skal kommunen rapportere to observasjonsmeldinger til registeret: Den ene meldingen skal ha observasjonstype lik 14 ("Risiko for underernæring vurdert") hvor verdi-feltet inneholder dato for når vurderingen er utført, mens kodeverk-feltet er blankt. Den andre meldingen skal ha observasjonstype lik 15 ("Risiko for underernæring - resultat") hvor verdi-feltet inneholder resultatet av vurderingen og angis ved hjelp av kodeverk 1101 (Ja, nei). Når kommunen utarbeider en ny ernæringsplan, skal kommunen også rapportere en melding med observasjonstype lik 16 ("Ernæringsplan"), hvor verdi-feltet inneholder dato for når planen ble opprettet, og kodeverk-feltet er blankt.

Observasjonstypene (kodeverk 9342) omhandler ulike vurderinger og tiltak, og kan deles inn i fem grupper:

• Risiko for underernæring og ernæringsplan (type 14–16)
• Krav til heldøgnstjenestetilbud oppfylt (type 19)
• Legeoppfølging og legemiddelgjennomgang (type 20, 27)
• Vurdering av behov for rehabilitering og rehabiliteringsplan (type 23, 26, 39)
• Bruk av tvang som skadeavvergende tiltak i nødsituasjon (type 38)