Rapporteringsveileder for data om kommunal tjenestetildeling innen helse og omsorg
Artikkel
|Publisert
Veilederen beskriver hvilke data om kommunal tjenestetildeling innen helse og omsorg som sendes daglig og automatisk til Kommunalt pasient- og brukerregister (KPR).
Veilederen er relevant for helsepersonell, saksbehandlere, teknisk personell i kommuner og hos EPJ-leverandører. Merk at det finnes en egen veileder for årsrapportering.
Informasjon om kommunal tjenestetildeling innen helse og omsorg i KPR vil bidra til å sikre et godt grunnlag for styring og finansiering, gi bedre kvalitet og beredskap i tjenestene i tillegg til å legge til rette for forskning. Les mer om KPR
Kodeverk som det refereres til i veilederen (FinnKode.no).
Overordnet informasjon om data som rapporteres til KPR
Rapporterende virksomheter skal sørge for at data som rapporteres er komplette og kvalitetssikret.
Data som registreres i elektronisk pasientjournal (EPJ) sendes daglig og automatisk til KPR. Dersom det senere blir gjort endringer i EPJ, så vil det automatisk bli sendt oppdaterte data til registeret. Registeret vil sørge for å ta vare på endringshistorikk.
For at KPR skal få gode data, er det viktig at personell dokumenterer opplysninger i sitt fagsystem. Det vil ikke bli hentet ut data fra fritekstfelt. Et eksempel kan være en saksbehandler som skriver opplysninger om en persons bosituasjon (som inngår i vurderingsgrunnlaget for et vedtak) i et fritekstfelt, istedenfor å benytte egnet felt i EPJ. Da vil ikke opplysningen overføres til KPR.
Data som rapporteres daglig til KPR Kommunal tjenestetildeling (KPR KTT) er relatert til tjenestetildelinger, tjenestevedtak, tvangsvedtak, funksjonsvurderinger, ventelister for langtidsopphold, klager på vedtak og utvalgte observasjoner fra forvaltning og tjeneste.
Alle data skal være tilknyttet både en personidentifikator og et organisasjonsnummer. Dette er nyttig for at registeret skal kunne koble mot data fra Folkeregisteret og Brønnøysundregisteret.
- Personidentifikator/fødselsnummer knyttes mot folkeregisteret hvor informasjon om alder, kjønn og bosted hentes. Fødselsnummer og andre direkte personidentifiserende kjennetegn separeres og lagres kryptert og adskilt fra andre registeropplysninger. Les om personvern og behandling av personopplysninger.
- Organisasjonsnummer knyttes mot informasjon fra Brønnøysundregisteret hvor utvidet informasjon om virksomheten, som næringskode, virksomhetens adresse, enhetstype og antall ansatte, hentes.
Tjenestetildelinger
Når kommunen tildeler en tjeneste, og tjenesten kan knyttes opp mot en kode som er definert i kodeverk 9151, rapporteres den tildelte tjenesten til KPR. Registeret mottar informasjon om hva slags tjeneste som har blitt tildelt, dato den ble tildelt, start og sluttdato for ytelse av tjenesten og eventuelt hvilket vedtak som ligger til grunn for tildelingen dersom det ble truffet et vedtak.
Tjenestevedtak
Når kommunen treffer et vedtak om å innvilge eller avslå en tjeneste, og tjenesten kan knyttes opp mot en kode som er definert i kodeverket 9151, rapporteres vedtaket til KPR. Registeret mottar informasjon om hva slags tjeneste som har blitt tildelt/avslått, dato for vedtaket, dato for når behovet ble innmeldt eller først kjent av kommunen, dato for når vedtaket eventuelt ble opphevet dersom det har blitt opphevet, antall timer per uke i snitt som en tjenestemottaker skal få individrettede tiltak ifølge vedtaket og antall timeverk som kreves for å levere de ukentlige timene som er avsatt til individrettede tiltak ifølge vedtaket.
Det rapporteres også opplysninger som beskriver forhold som kan være relevante for å treffe en eller flere avgjørelser i en sak tilknyttet et vedtak. Dette inkluderer informasjon om bosituasjon (kodeverk 9335), om boligen anses som egnet for å ivareta vedkommende sine behov i dagliglivets aktiviteter (kodeverk 1101), omsorgsansvar for barn under 18 år (kodeverk 1101) og om personen mottar privat ubetalt hjelp (kodeverk 9168). I tillegg rapporteres det informasjon om eventuelle funksjonsvurderinger som er blitt benyttet som underlag til å treffe avgjørelser i en sak tilknyttet et vedtak.
Tvangsvedtak
Når kommunen treffer et vedtak som gir kommunen rett til å anvende tvang og makt ovenfor en person, rapporteres vedtaket til KPR. Registeret mottar informasjon om rettsgrunnlaget/hjemmelen for vedtaket (kodeverk 9157), dato for vedtaket og perioden vedtaket gjelder for.
Funksjonsvurderinger
Når kommunen utreder et hjelpebehov og innhenter opplysninger om en pasient/brukers funksjonsnivå, og dersom denne funksjonsvurderingen samsvarer med kodene i kodeverket 9111, så rapporteres funksjonsvurderingen til KPR. 9111-kodeverket er utviklet av Helsedirektoratet basert på Verdens Helseorganisasjons ICF-rammeverk for å beskrive en persons funksjonsnivå. 9111-kodeverket omhandler funksjonsmål knyttet til bestemte aktiviteter i dagliglivet eller til kroppslige funksjoner, og gir en indikasjon om personens behov for bistand og helsehjelp.
Funksjonsnivået uttrykkes med en skår fra 1 til 5. For aktiviteter i dagliglivet, reflekterer skår pasient/brukers evne til å utføre aktiviteten kun ved bruk av personens egne ressurser. Skår 5 uttrykker høyest behov for bistand og helsehjelp, mens skår 1 uttrykker at pasient/bruker ikke har problemer eller utfordringer med aktiviteten, selv uten bistand fra andre eller fra hjelpemidler. Skår for kroppsfunksjoner reflekterer grad av funksjonsnedsettelse eller -tap, der skår 5 uttrykker høyest grad av funksjonsnedsettelse eller -tap, mens skår 1 uttrykker ingen funksjonsnedsettelse eller -tap som skaper problemer eller utfordring for pasient/bruker.
Registeret mottar informasjon om dato for når utredningen er gjennomført, hvilke funksjonsmål som er kartlagt (kodeverk 9111) og hvilke skår for funksjonsnivå som passer person/bruker best. Kodeverk 9165 beskriver skår/funksjonsnivå for alle områder, unntatt syn og hørsel. Kodeverk 9166 beskriver skår for syn og kodeverk 9167 beskriver skår for hørsel.
Ventelister for langtidsopphold
Når kommunen treffer en avgjørelse om at en person oppfyller kriterier for tildeling av langtidsopphold i sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns tjenester, slik disse er vedtatt i lokal forskrift jf. HOL § 3-2 a, og personen blir oppført på venteliste i påvente av langtidsopphold, så rapporteres oppføringen på venteliste til KPR. Det rapporteres også når personen blir tatt av ventelisten. Foreløpig er det kun venteliste til langtidsopphold som rapporteres (tjenestetype "21 - Langtidsopphold i institusjon" i kodeverk 9151), men denne meldingen kan utvides til å gjelde andre områder på et senere tidspunkt.
Klager på vedtak
Når kommunen mottar eller besvarer en klage som gjelder et vedtak om å innvilge eller avslå en tjeneste, og tjenesten kan knyttes opp mot en kode som er definert i kodeverk 9151, rapporteres klagen til KPR. Det er kun klager på vedtak som er rapporteringspliktige som rapporteres, klager på andre vedtak blir ikke rapportert. Registeret mottar informasjon om hvilket vedtak som har blitt påklaget, hva slags tjeneste som har blitt tildelt/avslått og dato for når klagen ble mottatt og besvart. Sistnevnte vil si når kommunen treffer en endelig avgjørelse i klagesaken. Endelig avgjørelse kan eksempelvis være å oppheve opprinnelig vedtak og treffe et nytt, eller å opprettholde opprinnelig vedtak og oversende sak til Statsforvalter.
Utvalgte observasjoner fra forvaltning og tjeneste
Når kommunen registrerer en observasjon som er definert i kodeverk 9342, rapporteres observasjonen til KPR. Observasjonene beskriver informasjon om en pasient eller brukers tilstand. Registeret mottar informasjon om dato for observasjonen, hvilken type observasjon som er gjort (kodeverk 9342) og observert resultat eller verdi (kodeverk varierer avhengig av observasjonstypen). Observasjonstypene (kodeverk 9342) kan deles inn i fem grupper:
- Risiko for underernæring og ernæringsplan (type 14–16)
- Krav til heldøgnstjenestetilbud oppfylt (type 19)
- Legeoppfølging og legemiddelgjennomgang (type 20, 27)
- Vurdering av behov for rehabilitering og rehabiliteringsplan (type 23, 26, 39)
- Bruk av tvang som skadeavvergende tiltak i nødsituasjon (type 38)