Råd til underveisevaluering av pasientsikkerheten i koronavaksinasjonsprogrammet
Publisert
Dette kapitlet gir råd om hvordan din kommune kan ivareta pasientsikkerheten i koronavaksinasjonsprogrammet ved å gjøre en risikovurdering av prosessen og håndtere eventuell risiko.
Koronavaksinasjon i kommunene er et komplekst og omfattende prosjekt både å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere. Jevnlig evaluering av vaksinasjonsprogrammet vil bidra til at man reflekterer og følger med på om planer, oppgaver og tiltak gjennomføres og fungerer etter hensikten.
Tips til jevnlig evaluering og læring:
- Benytt gjerne etablerte møtearenaer til jevnlig evaluering og læring i vaksinasjonsprosessen.
- Viktige informasjonskilder for å vurdere prosessen kan være:
- Ansatte og ledere som deltar i ulike deler av arbeidet
- Innbyggere, pasienter og pårørende
- Råd og anbefalinger fra myndighetene
- Avviksoversikt
- Data og statistikk
- Ha oppmerksomhet både på hva som fungerer godt, og hva som bør forbedres.
- Det vil være behov for å evaluere prosess og praksis på ulike nivå i organisasjonen. Ved større endringer, som for eksempel oppstart av storgruppevaksinering, bør det settes av tid til å teste og vurdere om prosessen flyter godt og om pasientsikkerheten er ivaretatt.
- Noen nøkkelspørsmål som kan være nyttige å bruke er:
- Hva fungerer bra, og hva er det som ikke fungerer for kommunen og befolkningen?
- Hvilke fordeler og ulemper er det med valg vi har tatt?
- Har vi utfordrings- og risikoområder som må håndteres?
- Har vi gjort det lett for våre ansatte å gjøre riktig?
- Følger vi den nasjonale og lokale vaksinasjonsplanen og vaksinerer vi riktig risikogruppe?
- Er vår praksis i tråd med anbefalinger og krav i koronavaksinasjonsprogrammet?
For å ivareta god pasientsikkerhet bør en risikovurdering gjøres som en del av evalueringen. Det finnes ofte flere årsaker til at risiko og uønskede hendelser kan oppstå. Gjennom å systematisk identifisere og analysere årsaker og konsekvenser, kan kommuneorganisasjonens læring og det risikoforebyggende arbeidet styrkes.
Verktøy for risikovurdering
Det finnes ulike måter å gjøre en risikovurdering på, og mange kommuner har egne maler og verktøy for dette. Verktøyet som presenteres her er strukturert etter trinnene i vaksinasjonsprogrammet, og er ment som et tilbud til kommuner som ønsker å ta det i bruk. Det er viktig at bruken av verktøyet tilpasses til lokale forhold.
Mer om verktøyet
Verktøyet er strukturert etter trinnene i vaksinasjonsprogrammet, med 2 eller 3 hovedgrupper av risiko knyttet til hvert trinn. Til hver hovedgruppe er det knyttet flere identifiserte risikoområder, og for hver av disse er det beskrevet mulige årsaker og konsekvenser. Risiko, årsaker og konsekvenser er identifisert gjennom samtaler med kommuner, statsforvaltere og ulike fagmiljøer.
Oversikten over risiko i verktøyet er ikke uttømmende. Noen vil oppleve at enkelte risikoområder og -hendelser ikke er aktuelle i kommunens vaksinasjonsprogram, eller at det finnes annen risiko som ikke er inkludert. Likedan vil det være for årsakene og konsekvensene. Det er mulig å legge til egendefinerte risikoer i verktøyet.
For at risikovurderingen skal ha verdi og bidra til forbedring, er det viktig at den enkelte kommune gjør tilpasninger til lokal kontekst. Du finner mer informasjon i selve verktøyet.
Gjennomføring av risikovurderingen
I arbeidet med risikovurdering av koronavaksinasjonsarbeidet er det viktig å avklare hvem som skal delta. Kommuneoverlege og vaksinasjonskoordinator er sentrale og vil kunne lede gjennomgangen. Et tips kan også være å få inn noen "friske øyne", for å se på prosessen fra flere sider.
Risikovurderingen kan gjennomføres fra start til slutt slik verktøyet er bygget opp, eller den kan deles opp - for eksempel ut fra hvilken del man synes det er viktigst å starte med.
For å få oversikt over risikoene som presenteres i verktøyet, før man starter selve risikovurderingen, kan oversikten i følgende PDF benyttes.
Refleksjonsspørsmål
Under finner du noen refleksjonsspørsmål basert på de samme risikoområdene som presenteres i Excel-verktøyet. Spørsmålene kan benyttes til forberedende refleksjon før risikovurderingen, for eksempel for å få innspill fra kollegaer som ikke direkte skal delta arbeidet. Refleksjonsspørsmålene kan også benyttes som en forberedelse for personer/grupper som skal delta i risikovurderingen.
Refleksjonsspørsmålene finner du i følgende PDF og påfølgende kollapsboks.
Planlegging og administrasjon
Overordnede faktorer i planlegging:
-
Har kommunen tilstrekkelig med kompetent personell?
-
Klarer kommunen å håndtere variasjon i vaksineleveranser (volum og vaksinetype)?
-
Er det sannsynlig at det oppstår en kommunikasjonssvikt?
-
Har kommunen organisert seg tilstrekkelig på vaksinasjonsstedet?
-
Er vaksinasjonslokalene egnet for vaksinering?
-
Er kommunens tekniske systemer (IT, strøm, ventilasjon, vanntilførsel, oppvarming etc.) sikre nok?
-
Kan innbyggernes personopplysninger komme på avveie?
-
Får alle innbyggerne et likeverdig vaksinasjonstilbud?
-
Har innbyggerne og helsepersonell den informasjonen de trenger?
-
Kan vaksineskepsisen blant innbyggere og helsepersonell øke?
-
Er det sannsynlig at det oppstår en kommunikasjonskrise?
-
Hvilke ulykker/katastrofer kan potensielt ramme kommunen?
Innkalling av innbyggere:
-
Har alle innbyggerne som skulle få det, fått innkalling til vaksinering?
-
Når innkallingen frem til innbyggerne?
-
Blir innkallingen forstått av innbyggerne?
-
Kan innbyggerne få for mange innkallinger?
-
Er det sannsynlig at det kan oppstå avvik ved innkalling til dose 2?
-
Er det sannsynlig at det kan oppstå avvik fra gjeldende prioriteringsrekkefølge?
-
Er det sannsynlig at innbyggeren kan få en falsk innkalling?
Distribusjon og lagring
Mottak og lagring av vaksiner og utstyr sentralt i kommunen og på vaksinasjonsstedene:
-
Kan vaksiner og/eller utstyr leveres til feil tid og/eller sted?
-
Er det sannsynlig at leveranser av vaksiner avviker fra opprinnelig plan?
-
Er det sannsynlig at leveranser av utstyr avviker fra opprinnelig plan?
-
Håndteres vaksiner og/eller utstyr riktig ved mottak og lagring?
-
Blir vaksiner og/eller utstyr registrert riktig ved mottak?
-
Kan det oppstå tekniske feil ved utstyr (kjølebokser, kjøleskap og temperaturloggere)?
-
Brukes utstyr (kjølebokser, kjøleskap og temperaturloggere) på riktig måte?
-
Hvordan kan vaksiner og lokaler utsettes for tyveri/hærverk?
Distribusjon av vaksiner og utstyr internt i kommunen:
-
Brukes det riktig utstyr under transport av vaksiner?
-
Kan det oppstå tekniske feil ved utstyr (kjølebokser og temperaturloggere) under transport?
-
Brukes utstyr (kjølebokser og temperaturloggere) på riktig måte under transport?
-
Håndteres vaksiner og/eller utstyr riktig før, under og etter transport?
Forberedelser og tilberedning av vaksine
Mottak av innbyggere på vaksinasjonsdagen:
-
Møter flere innbyggere enn planlagt opp på vaksinasjonsdagen?
-
Møter innbyggerne opp i tide til sin timeavtale?
-
Møter alle innbyggerne opp på vaksinasjonsdagen?
-
Legger vi til rette for at innbyggere vil overholde krav til smittevern på vaksinasjonsstedet?
-
Legger vi til rette for god pasientflyt på vaksinasjonsstedet?
Klargjøring av vaksiner og utstyr:
-
Trekker vi opp og blander ut vaksinene riktig?
-
Klargjør vi kun det antallet doser som faktisk skal injiseres?
-
Bruker vi vaksinasjonsutstyret riktig?
-
Kan det være feil ved vaksinasjonsutstyret?
-
Håndterer vi vaksinene riktig?
-
Legger vi til rette for at personell overholder krav til smittevern på vaksinasjonsstedet?
Vaksinering
Injisering og observasjon:
-
Bruker vi riktig injeksjonsteknikk?
-
Injiserer vi riktig vaksine til riktig innbygger?
-
Informere vi innbyggerne godt om mulige bivirkninger og om når de skal søke helsehjelp ved alvorlige symptomer?
-
Håndterer vi avfallet fra vaksineringen riktig?
-
Sikrer vi at innbyggerne ikke drar fra vaksinasjonsstedet for tidlig?
-
Vil personellet som observerer innbyggerne gjenkjenne tegn på allergisk /anafylaktisk reaksjon?
Registrering og rapportering:
-
Blir det journalført etter hver vaksinasjon, og gjøres det riktig?
-
Blir det registrert i SYSVAK etter hver vaksinasjon, og gjøres det riktig?
-
Blir det registrert bivirkninger til melde.no dersom det oppstår, og gjøres det riktig?
Oppfølging av risikovurderingen
Risikovurderingen vil resultere i en liste med risikoreduserende tiltak. Vurder hvordan tiltakene bør forankres og hva som vil kreves for å gjøre endringer i praksis. Noen tiltak vil medføre behov for opplæring eller nye rutiner.
Det er nødvendig å følge med på om ny praksis fungerer etter justering. Det er et lederansvar å sørge for at dette gjøres og at resultatene brukes i videre forbedringsarbeid.
Å vurdere risiko er ikke noe man gjør én gang og blir ferdig med. Det vil trolig bli behov for å gjenta vurderingen, for eksempel om det oppstår en uønsket hendelse eller ved større endringer i ressurstilgang, nye vaksinetyper, endrede retningslinjer for prioritering eller annet.
Dersom uønskede hendelser skulle skje, finnes det gode råd og veiledning i Vaksinasjonsveilederen under kapittelet Når noe er gjort feil.
Tips for å lykkes med å forbedre praksis
Sjekklister – gjør det lett å gjøre rett
Bruk av sjekklister som huskelister kan på noen områder være nyttig for å være sikker på at man gjennomfører de tiltakene man er blitt enige om. Sjekklister kan også fungere som nyttige utgangspunkt i opplæring av nye medarbeidere.
Test ut ny praksis i liten skala
Å teste endringer i liten skala kan i seg selv være risikoreduserende. Flere kommuner har gode erfaringer med å teste hvordan pasientflyten ved stor-gruppevaksinering fungerer. En test i liten skala vil kunne avdekke behov for justeringer før man beslutter å gjennomføre en endring i stor skala. Slike tester vil være både tid- og ressursbesparende.
Tavlemøter
Tavlemøter er et verktøy for systematisk og regelmessig dialog for å skape overblikk og forbedre praksis. Tavlemøter kan ha ulikt fokus:
-
En risikotavle fungerer som påminner og et nyttig visuelt verktøy for å sikre ekstra oppmerksomhet på risikoområder eller viktige arbeidsoppgaver
-
En forbedringstavle bidrar til å skape overblikk og status for pågående forbedringsarbeid
Tavlemøter kan for eksempel brukes ved implementering av tiltak som skal redusere risiko i vaksinasjonsprosessen.
- Les mer om tavlemøter på Tavlemøter - Pasientsikkerhetsprogrammet
Forsvarlig vaksinasjonsdrift
Alle som yter kommunale helse- og omsorgstjenester skal arbeide systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet. Kommunen har ansvar for å tilby vaksine mot covid-19, herunder å informere om vaksinasjonsprogrammet. Kommunen skal organisere vaksinasjonsprogrammet slik den finner det mest hensiktsmessig for å oppnå høyest mulig vaksinasjonsdekning lokalt.
Virksomhetenes ansvar for forsvarlig legemiddelhåndtering er definert gjennom legemiddelhåndteringsforskriften. Virksomhetsleder må skaffe seg kunnskap om risikofaktorer og om risikonivået i virksomheten, og har blant annet et ansvar for å sørge for at:
- legemiddelhåndtering i virksomheten utføres forsvarlig og i henhold til gjeldende lover og forskrifter
- at helsepersonell som håndterer legemidler har tilstrekkelig kompetanse
- at virksomheten har et internkontrollsystem som innbefatter skriftlige og oppdaterte prosedyrer for legemiddelhåndtering og som er gjort kjent i virksomheten
- at det finnes skriftlige bestemmelser om hvilken kompetanse ansatte skal ha for å utføre oppgaver innen legemiddelhåndtering
- at helsepersonell får nødvendig opplæring og kompetanseutvikling i legemiddelhåndtering