Kommunenes plikter og oppgaver

Etter vaksinasjonsforskriftens § 2 (1) og smittevernloven § 3-8(2) skal kommunene tilby og gjennomføre vaksinasjonsprogrammet. Ifølge beredskapslovgivningen (2-6) plikter kommunen å sørge for nødvendig vaksinasjon av kommunens innbyggere i en pandemisituasjon. Dette ansvaret omfatter blant annet å sørge for nødvendige ressurser, så som egnede lokaler, lagringsfasiliteter til vaksine, tilstrekkelig opplæring/ kompetent personell og smitteverntiltak tilpasset smittesituasjonen lokalt. 

Det er viktig at arbeidet med koronavaksinering ikke går ut over vaksinasjonsdekningen i øvrige vaksinasjonsprogram (barnevaksinasjon og influensa). Dette gjelder særlig personellressurser som helsesykepleiere. Helsesykepleiere er hovedaktørene for gjennomføringen av barnevaksinasjons-programmet, og under nedstenging av samfunnet i Norge våren 2020 ble det vist at også i Norge er barnevaksinasjonsprogrammet sårbart for omplassering av helsesykepleiere.

Koronavaksinasjon i kommunen må ses i sammenheng med kommunens øvrige håndtering av pandemien. Det er også viktig med godt samarbeid med det regionale helseforetaket, fylket og omkringliggende kommuner for hensiktsmessig utnyttelse av ressurser (jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt, § 5 (5)).

Da pandemivaksinasjon innebærer håndtering av legemidler, må kommunene også tilfredsstille de krav som stilles i forskrift om legemiddelhåndtering (7).

Organisering av koronavaksinasjon i kommunen må tilpasses det forhold at vaksinene blir levert i delleveranser, for mer informasjon om distribusjon av koronavaksiner og tilhørende utstyr se kapittel om Distribusjon av vaksiner og utstyr.  

Kommunene må sørge for at de har systemer som gjør at alle får vaksiner med korrekt intervall. Dette fordrer at kommunen har god oversikt over vaksinerte ansatte og innbyggere. I den forbindelse er det svært viktig at kommunen sørger for at vaksinasjoner registreres fortløpende elektronisk til SYSVAK.

I forbindelse med den årlige influensasesongen vaksineres i overkant av 20 % av befolkningen i løpet av et par måneder. Det kan derfor være hensiktsmessig å planlegge koronavaksinasjon etter mal av kommunens årlige influensavaksinasjon. Mange kommuner arrangerer kommunale vaksinasjonsdager i tillegg til vaksinasjon hos fastlegen. Mange bruker også hjemmesykepleien, og dette anbefales for å gi et tilbud til dem som ikke så lett kan benytte seg av tilbud utenfor hjemmet. Det er her viktig at det er god kommunikasjon mellom fastlegene og andre kommunale helsetjenester for å sikre tilbud til alle og unngå feilvaksinering.

Ordinering av vaksine til enkeltperson må ivaretas i henhold til gjeldende regelverk.

Det er viktig at kommunen tilrettelegger for at registrering av pandemivaksinering overføres elektronisk til SYSVAK; primært via EPJ-systemet eller via SYSVAK-nett. For mer informasjon, se veileder for SYSVAK-nett og informasjonsbrev nr. 4 om koronavaksinasjonsprogrammet

Kommunelegens oppgaver

Smittevernansvarlig kommunelege* (i denne sammenheng omfatter dette også bydelsoverlege) har ansvar for å lage et utkast til plan for koronavaksinering i kommunen, organisere og lede arbeidet med vaksinering, samt informere og gi råd til befolkning, kommunens vaksinatører og kommuneledelse vedrørende vaksinasjon (jfr. smittevernloven § 7-2 (2), folkehelseloven §27 (8), helse- og omsorgstjenesteloven § 5-5 (3)). Det forutsettes at kommunelegen utfører disse oppgavene i tråd med de prioriteringer og den informasjon som blir gitt av sentrale myndigheter.

*Kommunelege er benevnelsen som brukes i lovverket; i de fleste tilfeller vil vedkommende ha stillingstittel kommuneoverlege.

Fastlegenes oppgaver

Regjeringen innførte 18.12.20 en midlertidig plikt for fastlegene til å bidra til at egne listeinnbyggere blir vaksinert mot covid-19 (1). Plikten er forskriftsfestet frem til 30.06.2023. Fastlegenes involvering skal skje i overensstemmelse med den enkelte kommunes plan, de til enhver tid gjeldende retningslinjer for hvem som skal tilbys vaksine, og hvordan vaksineringen skal gjennomføres i kommunen.

Kommunene skal involvere fastlegene i planlegging av vaksinasjonsarbeidet, slik at fastlegene er informert om hva kommunen forventer at de bidrar med, og at fastlegene har mulighet til å innvirke på kommunens vaksinasjonsplan. Kommunen har anledning etter loven til å pålegge fastlegene oppgaver i forbindelse med koronavaksinasjonen, så fremt fastlegen er i stand til å ivareta behovet for helsehjelp for sine listepasienter mens vaksinasjonsarbeidet pågår, samt at kommunen legger praktisk til rette for fastlegenes bidrag.

Aktuelle oppgaver for fastlegene er å identifisere personer på egen liste som skal tilbys vaksine, tilby og gjennomføre vaksinasjon av listeinnbyggere på legekontoret, samt å samarbeide med hjemmetjenesten om å vaksinere egne listeinnbyggere.

Kommunene bærer, gjennom rammeoverføringer fra staten, det økonomiske ansvaret for å vaksinere befolkningen mot covid-19. Helfo refunderer fastlegenes arbeid med å vaksinere listeinnbyggere etter forutsetninger og takster oppgitt i vaksinasjonsforskriften. Helfo krever kostnadsdekning fra kommunene for utbetalt refusjon (1).

Gjennomføring av vaksinasjon

I det følgende omtales noen forhold som kan være nyttige å ta hensyn til ved organisering av pandemivaksinasjonen i kommunene. En detaljert tabell over kommunenes ansvar og oppgaver med Folkehelseinstituttets tilhørende oppgaver er beskrevet i:

• Tiltaksplan for koronavaksinasjon i kommunene

Koordinering

Kommunen bør opprette en koordinatorfunksjon for å støtte kommunelegens arbeid med koronavaksinasjon. For større kommuner kan det være nødvendig å styrke koordinatorfunksjonen med en egen smitteverngruppe for å rekke over alle oppgaver. Tilbakemeldinger fra kommunelegene etter pandemien i 2009 tydet på at dette var en forutsetning for å lykkes.

Koordinatoren kan bistå kommunelegen/ smittevernlegen med en rekke praktiske og administrative funksjoner. Den som skal inneha koordinatorfunksjonen må ha bred erfaring fra smittevern- og/eller vaksinasjonsarbeid - i praksis vil dette ofte være helsesykepleier eller sykepleier med spesialkompetanse.

Det vil i mange tilfeller være mangel på helsesykepleierkompetanse i kommunene til å ivareta en slik funksjon. Det er imidlertid viktig at helsesykepleiere involveres i planleggingen av vaksinasjon, da de har bred erfaring med vaksinering og vaksinehåndtering. For å sikre at helsesykepleiernes kompetanse brukes riktig bør derfor disse ikke brukes til smittesporing eller andre utbruddsrelaterte oppgaver.

Drop-in tilbud 

I henhold til covid-19-forskriften, § 22a (8.desember 2021) pliktes kommunene til å ha et tilgjengelig tilbud for covid-19-vaksinasjon som ikke krever timebestilling og som også er tilgjengelig utenom vanlig kontortid. Nærmere utforming av vaksinasjonstilbudet skjer ut fra lokale forhold og behov. Kommunen kan gi vaksinasjonstilbudet selv eller etter avtale med andre offentlige eller private tjenesteytere (for eksempel apotek). Forventningene til kommunene er omtalt i

• FHIs informasjonsbrev nr 38 om koronavaksinasjonsprogrammet 

Vaksinering hos private aktører 

Dersom kommunen finner det nødvendig for å opprettholde vaksinasjonskapasitet og dekke vaksineetterspørsel i befolkningen, kan det inngås samarbeidsavtaler med private aktører som for eksempel apotek og private vaksinasjonsklinikker. Det er lagt til rette for dette i vaksinasjonsforskriften i form av egne refusjonstakster for covid-19-vaksinering hos private aktører som har avtale om dette med en kommune. Det er også lagt til rette for en direkteoppgjørsordning fra Helfo for koronavaksinering hos private aktører som har slik avtale. Helfo vil da kreve kostnadsdekning fra kommunene for vaksinering, på lik linje med vaksinering hos fastlege. Helfo vil kreve kostnadsdekning fra den vaksinertes folkeregistrerte bostedskommune.

For mer informasjon om denne ordningen, se Helfos nettsider:

• https://www.helfo.no/korona/vaksinasjon-mot-covid-19-hos-private-virksomheter

Det er ikke krav om at oppgjørsordningen via Helfo benyttes i et slikt samarbeid, og det er heller ikke krav om at takstene i vaksinasjonsforskriften benyttes dersom kommune og privat aktør inngår avtale om direkte fakturering til kommunen. 

Det er ikke anledning til å kreve pasientbetaling uansett hvilken oppgjørsform som velges. 

Det er kommunen som har ansvar for kontroll av faktura for vederlag til private aktører som kommunen har avtale med. Folkehelseinstituttet har laget en veiledning for kommunene om samarbeid med private aktører, og en generisk samarbeidsavtale mellom kommuner og private aktører. Apotekforeningen har laget en mal for innleie av vaksineringspersonale fra apotek dersom kommunen har behov for dette. 

Veiledninger og maler for samarbeidsavtale med privat aktør: 

• Veiledning til kommunene for bruk av privat aktør til vaksinasjon mot covid-19 (PDF) 
• Generisk samarbeidsavtale vedrørende vaksinasjon mot covid-19 hos privat aktør (Word) 
• Mal for innleieavtale for vaksineringspersonale fra apotek (Word)

Organisering av koronavaksinasjon for barn og unge

Tilbudet til friske barn og unge bør organiseres via vaksinasjonssentre/kommunenes øvrige tilbud om koronavaksine. Kommunene bør være forsiktige med å bruke skolevaksinasjon, eller at hele klasser reiser samlet til vaksinasjon. En slik organisering kan oppleves mindre frivillig for barn hvor foresatte ikke ønsker vaksinasjon, særlig fordi vaksinering av denne aldersgruppen skal være den enkeltes valg og ikke er en sterk oppfordring fra helsemyndighetene.

Det er viktig at foresatte tar aktiv stilling til vaksinasjon. Kommunikasjon om tilbudet bør derfor foregå direkte mellom vaksinasjonssted og foresatt. Vaksinasjonstilbud til barn og ungdom som ikke har fylt 16 år innebærer at det må innhentes samtykke fra begge foresatte der det er felles foreldreansvar. Dette må gjøres før vaksinasjon gjennomføres. Fra barnet er i stand til å danne seg egne synspunkter på helsehjelpen/vaksinasjon skal barnet få informasjon og mulighet til å si sin mening før samtykke gis. Det gjelder senest fra barnet fyller 7 år. Det skal legges vekt på hva barnet mener ut fra alder og modenhet. Fra barnet er 12 år skal det legges stor vekt på hva barnet mener. For at barn og ungdom skal kunne danne seg egne synspunkter, foreligger informasjonsmateriell som er tilpasset aldersgruppen. Se kapittel om

• Informasjonsmateriell til befolkningen om koronavaksinasjon

Her følger noen forslag til hvordan best organisere et slikt tilbud:

• Informasjon om tilbudet til foresatte: Dette kan gjøres ved generell informasjon på kommunens nettside og/eller ved sms-utsendelse om tilbudet og lenke til kommunens nettside.

• Timer til 5-11-åringene (årskull 2016-2010): Mulighet for å bestille time vil gi kommunene forutsigbarhet, redusere risiko for feilvaksinasjon og mulighet til å planlegge bruk av hetteglass. For eksempel kan det gjøres ved at kommuner har egne dager for barnevaksinasjon for 5-11-åringene. De som har fylt 5 år i 2017-kullet er også omfattet av vaksinasjonstilbudet. Hvis det ønskes drop-in, kan man planlegge for egne drop-in barnedager.

• Det bør planlegges for at helsepersonell som er vant til å vaksinere mindre barn deltar i denne vaksineringen, samt at lokaler er tilrettelagt og personale lært opp for å skape en trygg ramme for vaksinasjon av barn.

• For 12-15-åringene, som benytter voksendose, kan tilbud om vaksinasjon gis innen kommunens vanlige vaksinasjonssystem.

Se for øvrig

• Oversikt over anbefalinger og tilbud om koronavaksine for barn og ungdom i vaksinasjonsveilederen

Roller, ansvar og samarbeid

Kommunens plan for koronavaksinasjon må klart definere roller og ansvar for partene som skal delta i vaksinasjonsarbeidet.

Planen må beskrive gjennomføring av vaksinasjon i prioritert rekkefølge over et lengre tidsrom, som også omtaler fordeling av vaksinedoser mellom ulike vaksinasjonssteder og hvem som er ansvarlig for å ordinere vaksine til personer i målgruppene (fastleger, vaksinasjonssentre, helseinstitusjoner, ambulerende team, apotek).

• Inngå samarbeid med andre virksomheter (for eksempel legevakt, helseinstitusjoner) for å ha nok helsepersonell til å utføre vaksinering og/ eller holde medisinsk beredskap ved sentralisert vaksinering.
• Inngå avtaler med andre kommuner om samarbeid.
• Ha dialog med og avklare fastlegenes deltakelse i vaksinasjon av prioriterte grupper.
• Etablere kontakt med frivillige organisasjoner eller private firmaer som kan bistå ved sentralisert vaksinering.

Der kommunene ikke bruker ansatt personell er det viktig med god dialog med berørte aktører og at de har vært involvert i arbeidet med utforming av planene. Det må være tydelig hvilke oppgaver de skal ivareta og det må være tilrette­lagt slik at disse lar seg gjennomføre. Der oppgavene og kompensasjonen ikke følger av nasjonal regulering, må både deltakelse og kompensasjon være avtalt på forhånd. Dette er særlig viktig når det inngås avtaler med private aktører.

Oversikt over ulike prioriterte grupper

I henhold til regjeringens beslutning om hvilke grupper som skal prioriteres for vaksinering, må kommunene skaffe oversikt over hvem i kommunen som skal få tilbud om vaksine.

Hvor mange personer som tilhører risikogruppene for alvorlig forløp av koronasykdom vil variere en del mellom kommuner.

Aldersgrupper

Når Folkehelseinstituttet fordeler doser til ulike aldersgrupper gjøres dette ut fra antall personer i det aktuelle aldersspennet som er folkeregistrert i kommunene.

Når kommunen skal vaksinere etter alderskohorter kan Statistisk sentralbyrås registre over befolkningen benyttes for å få oversikt over antall i ulike aldersgrupper i kommunen: 

• https://www.ssb.no/statbank/table/07459/.

For å skaffe oversikt over navn på disse personene, kan Folkeregisteret benyttes. Alle kommunene har tilgang til folkeregisteropplysninger via Skatteetaten sin distributør, TietoEVRY AS. Lister kan bestilles ved å sende e-post direkte til . Alle kommuner har i tillegg fått tilsendt en liste over alle sine innbyggere over 65 år fra KS. Denne oversikten er hentet fra tjenesten Fiks folkeregister, som kan benyttes av alle kommuner. Når kommunen skal kalle inn til vaksinasjon kan det i tillegg være nødvendig med annen kontaktinformasjon (telefonnummer, evt. epostadresse). 

Andre risikogrupper - identifisering og pasientuttrekk

For personer i alderen 18-64 år fordeler FHI vaksinedoser etter antall innbyggere som tilhører risikogruppene i dette aldersspennet i kommunen. Det sendes ut vaksine til eldre alderskohortene før yngre (64-55; 54-45 osv.).

Når kommunen skal vaksinere personer i risikogruppene i alderen 18-64 år må kommunen hente informasjon om enkeltpersoner via fastlegenes journalsystemer. Dette fordi det kun er fastlegene som har tilgang til og mulighet til å vurdere hvem som har økt risiko i allmennbefolkningen. Kommunene bør derfor involvere fastlegene i identifisering av risikopasienter blant sine listepasienter under 65 år.

For barn og ungdom i alderen 5-17 år med alvorlig grunnsykdom kan barneleger bistå fastlegene med å vurdere hvorvidt barn inngår i denne gruppen. For aldersgruppen 12-17 år kan fastlege melde behov for vaksinering til kommunen eller selv vaksinere barnet. For aldersgruppen 5-11 år kan fastlege eller barnelege melde behov for vaksinering til vaksinasjonssted/kommunen.

For å underlette dette arbeidet er det utviklet og etablert verktøy for uttrekk av pasienter med økt risiko for alvorlig Covid-19-sykdom i fastlegenes elektroniske pasientjournal (EPJ). Verktøyet inneholder funksjonalitet for manuell bearbeiding av pasientlistene/ uttrekket, samt mulighet for å kunne varsle disse pasientene med relevant informasjon. Det er også etablert avtaler med leverandørene for integrasjon mellom fastlegens EPJ-system og helsenorge.no, som gjør fastlegen i stand til å eksponere en dedikert vaksinasjonstimebok til bestemte innbyggere (f.eks. risikopasienter) for eventuell vaksinering på fastlegekontoret.

EPJ-løftet i Direktoratet for e-helse har sammen med FHI stått bak dette prosjektet.  For mer informasjon, se Direktoratet for e-helses artikkel, samt artikkel i Dagens medisin. For detaljert informasjon, se EPJ-løftets samleside for kravspesifikasjoner (øverst i listen).

Kommunenes ansvar for å sikre vaksinasjon av innbyggere og «gjestepasienter»

Det er kommunen man bor i som har ansvar for å vaksinere innbyggerne i henhold til myndighetenes retningslinjer for prioritering. Kommunen har også ansvar for å organisere vaksinasjonen av sine innbyggere slik at de oppnår høyest mulig vaksinasjonsdekning i de grupper vaksinen er anbefalt for. Mange har imidlertid fastlege i en annen kommune enn den de bor i (denne gruppen omtales som «gjestepasienter» i den kommunen fastlegen har tilhold i).

Kommuner som ikke bruker fastleger til å vaksinere risikogrupper

For at bostedskommunen skal kunne tilby vaksine til risikopasienter i aldersgruppen 18-64 år, må de først få oversikt over hvem dette gjelder. Det alternativet som i stor grad sørger for at også risikopasienter med fastlege i annen kommune får et tilbud, er som følger:

• Kommunen ber sine fastleger om oversikt over risikopasienter på deres lister.
• Fastlegene bruker verktøy utviklet av deres journalleverandør for å hente ut lister over risikopasienter på deres liste. Fastlegen må deretter manuelt bearbeide listen for å kontrollere at personene på listen er risikopasienter.
• Fastlegekommunen sorterer risikopasientene etter kommunetilhørighet (etter adresse/kommunenummer, hvis mulig) og oversender deretter liste til bostedskommune.
• Bostedskommune sørger for vaksinetilbud til disse risikopasientene, enten via kommunal vaksinasjon eller etter avtale med kommunens fastleger.

For overføring av listen fra fastlege til kommunen har FHI sammen med Direktoratet for e-helse, NHN, KS og Helsedirektoratet vurdert hvilke tekniske alternativer og forutsetninger som særlig må være oppfylt som ivaretar krav til personvern og informasjonssikkerhet. Det må tas høyde for at listen vil inneholde sensitive personopplysninger. Oversendelsesmetoder som særlig er blitt vurdert er digital postkasse, kryptering på minnepinne, papirutskrift og elektronisk meldingsutveksling med vedlegg.

Summen av forutsetninger knyttet til alternativene gjør at FHI ikke finner det egnet å gi et budskap om nasjonal anbefaling. Derimot vil vi heller ikke aktivt fraråde kommunene å finne løsninger innenfor spekteret av alternativer som er nevnt over, da det er fullt mulig å sette opp sikre måter gjøre dette på, men det avhenger av den enkelte behandlers og kommunes EPJ, rutiner og verktøy. Vår vurdering er at kryptert e-post ikke er anbefalt. Det er også blitt vurdert om Kjernejournal eller annen nasjonal innsamling/register av risikopasienter kan være aktuelt, men det er ikke funnet praktiske ordninger som lar seg realisere innenfor tidsrammen som også ivaretar personvern og informasjonssikkerhet.

KS piloterer en oversendelsesmetode som under gitte forutsetninger er forsvarlig å benytte: eDialog på FIKS plattformen. De vil selv informere bredt om denne muligheten når de har en eventuell anbefaling klar.

Som vist til i informasjonsbrev # 12 skal det ved tilfeller av innbygger med adressesperre strengt fortrolig (kode 6) iverksettes egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et tilfredsstillende informasjonssikkerhetsnivå, jf. personvernforordningen artikkel 32.  Den beste løsningen for disse kan være at fastlegen sørger for vaksinering, også der kommunen ikke bruker fastleger til vaksinasjon til andre innbyggere.

Kommuner som bruker fastlegene til å vaksinere risikogruppene:

En smidig løsning som tar bort mye av behovet for å overføre lister over risikopasienter mellom kommuner, er å la fastlegene vaksinere alle risikopasienter på sine lister uavhengig av om de er folkeregistrert i kommunen eller ikke, altså at de også vaksinerer gjestepasienter

Disse kommunene vil i mindre grad/ikke ha behov for at listen overføres til kommunen.

Dette forutsetter at kommunen også sørger for at de av innbyggerne som har fastlege i annen kommune får et likeverdig tilbud om vaksine. For noen kommuner kan dette skape ubalanse i fordelingen av doser.

Dersom kommunen har avgjort at de ikke vil tilby vaksine til gjestepasienter, må disse pasientene få tydelig beskjed om at de må ta kontakt med sin egen bostedskommune om å få vaksine.

Merk at kommunene ikke har ansvar for å vaksinere turister og hyttebeboere.

Kommunen må ha et system for å melde vaksinebehov.

• Selv med uttrekksverktøyene i EPJ-systemene og fastlegenes manuelle gjennomgang i etterkant, vil det kunne være risikopasienter på fastlegenes lister som ikke blir fanget opp. Tilsvarende vil personer uten fastlege stå uten et tilbud uten en slik tjeneste.
• Kommunen har ansvar for å gi et vaksinetilbud til midlertidig bosatte, så som papirløse, asylsøkere, diplomater, studenter, arbeidsinnvandrere, innsatte i fengsler og beboere i andre institusjoner. Det kan imidlertid være vanskelig å finne prioriteringsstatus for disse personene utover alder. Helsepersonell i institusjoner, fengsler og tilbud til papirløse må derfor kunne melde inn vaksinebehov til kommunen. 

Helsepersonell

Kommunens ansvar for vaksinering av helsepersonell og andre ansatte i helsetjenesten med nær pasientkontakt:

• Når helsepersonell er anbefalt vaksinasjon i kraft av sitt yrke og i henhold til et nasjonalt vaksinasjonsprogram, er det kommunen hvor helsepersonellet utfører sitt arbeid som skal tilby dette. Det er i kommunens interesse å sørge for at helsepersonell som yter helsetjenester til kommunens innbyggere tilbys vaksinasjon.
• Dette ansvaret er uavhengig av hvem som har arbeidsgiveransvaret for helsepersonellet, om det er kommunen selv, om de er privat ansatte, med eller uten driftsavtale med kommunen, eller om de er fylkeskommunalt ansatte. Det vil være kommunen hvor også fylkeskommunalt ansatte helsepersonell utfører sitt virke som har ansvaret for å tilby vaksinasjon, selv om de fylkeskommunalt ansatte yter helsetjenester til andre enn kommunens innbyggere.
• Unntaket er helsepersonell ansatt i et helseforetak, eller som har driftsavtale med et helseforetak. For disse er det helseforetaket som vil være ansvarlig for å gjennomføre vaksinasjon.

Det er noen grupper helsepersonell som skal utføre helsearbeidet utenfor en kommune, og hvor ansvaret ikke er åpenbart. Eksempelvis inkluderer dette:

• Helsepersonell som jobber offshore, typisk på oljeinstallasjoner.
• Personell på helikopter på norsk sokkel som utfører medisinsk evakuering fra plattformer, og søk og redningsstøtte til havs. 2
• Helsedirektoratets innsatspersonell, altså helsepersonell som står i beredskap for å ta oppdrag i kommuner som har kapasitetsproblemer.
• Støttepersonell i DSBs stående internasjonale helseinnsatsstyrke NorEMT.

Helsepersonell i disse gruppene anbefales å skaffe dokumentasjon fra arbeidsgiver og kontakte vaksinetjenesten i hjemkommunen, slik at hjemkommunen tar ansvar for gjennomføringen av vaksinasjon (med mindre gruppen har fått beskjed fra Folkehelseinstituttet om at deres vaksinering organiseres i en separat ordning).

Les mer om hvilke føringer som gjelder for primær vaksinasjon av helsepersonell:

• FHI sitt dokument om helsepersonellvaksinering   

Kommunene kan bruke alle godkjente vaksiner likestilt også til helsepersonell. 

Innkalling til og informasjon om vaksinasjon

Kommunen må være klar i sin offentlige kommunikasjon til innbyggerne med hensyn til hvordan vaksinasjonen organiseres og hvordan tilbudet vil bli gitt (personlig innkalling, mulighet for bestilling av time, osv.). Dette er viktig for å redusere sannsynligheten for at prioriterte personer ikke får med seg at de har et tilbud, og for å gjøre denne delen av befolkningen mindre utsatt for svindelforsøk (se kapittel om informasjonssikkerhet under). 

Kommunene må ha en klar plan for hvordan de skal gi tilbud om vaksine til sine innbyggere, og fortrinnsvis aktivt følge opp dem man ikke oppnår kontakt med. Kontaktform (sms, telefon, brev, digipost, annet) må tilpasses ulike gruppers forutsetninger og behov.

For å nå ut med et likeverdig tilbud om og innkalling til vaksinering må tilnærmingen tilpasses målgruppen (Verktøykasse for et likeverdig vaksinasjonstilbud): 

• Det må planlegges spesielt for personer som ikke kan komme seg til vaksinasjonslokalene på egenhånd; for eksempel organisert transport til vaksinasjonslokalet, hjemmevaksinasjon, eller ved å oppsøke vaksinandene der de er (sykehjem, eldresenter, omsorgsboliger). Det er ikke anledning til å bruke tjenesten Pasientreiser for transport til koronavaksinasjon. Informasjon kan finnes på pasientreiser.no.
• Hvordan personer skal få tilbud om vaksine og eventuelt få time til vaksinering vil bero på hvem som skal vaksinere (institusjon, hjemmesykepleie, fastlege, annen kommunal ordning), og hvem disse personene er (digital kompetanse, kognitiv tilstand, førlighet, språk, informasjonsbehov).  
• Helsepersonell og andre ansatte med nær pasientkontakt i helsetjenesten: Innkalling bør skje via arbeidsgiver.  
• Tilbud til større befolkningsgrupper kan skje ved bruk av ulike mediekanaler og/ eller folkeregisterdata.
• Muntlige henvendelser bør suppleres med skriftlig informasjon via brev, epost eller sms. Dette er spesielt viktig for at informasjon og tilbud om time til vaksinasjon fra kommunen/fastlegen når døve og hørselshemmede personer.
• Personer som ikke kan samtykke til vaksinering: Det er ansvarlig helsepersonell som avgjør hvorvidt pasient uten samtykkekompetanse skal ha vaksine. Avgjørelsen skal fattes i samråd med helsepersonell som kjenner pasienten og, om mulig, pårørende. Vaksinering er frivillig og dersom en person uten samtykkekompetanse motsetter seg vaksinering, antar Helsedirektoratet at det ikke vil være aktuelt å vaksinere personen. Se vurdering fra Helsedirektoratet.
• Personer som ikke er folkeregistrerte i kommunen: Tilbud om vaksine til personer i prioriterte grupper som oppholder seg i kommunen uten å være folkeregistrert der (innsatte, studenter ol.). Mer informasjon om denne gruppen finnes i Vaksinasjonsveilederen i kapittel om koronavaksinasjonsprogrammet

Enkelte grupper kan være vanskeligere å nå ved tradisjonelle kontakt- og informasjonskanaler. Dette kan skyldes språkferdigheter, fysisk eller psykisk helsetilstand, kontaktflate og mediebruk, eller sosial/kulturell tilhørighet. Alle har krav på god og tilpasset informasjon som gjør dem i stand til å vurdere hvorvidt de ønsker vaksine mot koronavirus. Utarbeidelse av tilpasset informasjonsmateriell for å nå hele befolkningen vil i stor grad bli ivaretatt av Folkehelseinstituttet. Verktøykasse for å gi tilpasset informasjon finnes i Vaksinasjonsveilederen. Kommunen må imidlertid vite hvilke tilpasninger som er nødvendige lokalt for å informere sin befolkning. Viktige punkter:

• Enkel språkføring.
• Informasjon på flere språk og tolketjenester.
• Piktogrammer, bilder, video eller animasjon bør tas i bruk for å nå hele befolkningen.
• Valg av informasjonskanal må være tilpasset gruppen som skal nås.

For enkelte grupper kan det være lurt å ta kontakt via ressurspersoner i kommunen, brobyggere med god kjennskap til særskilte miljøer, hos arbeidsgivere eller via sosiale lag og foreninger for å nå ut med informasjon og tilbud om vaksine.

Vaksinehåndtering

Kommunen skal sørge for forsvarlig håndtering av vaksinene (7). Tidligere nevnte koordinator kan bistå kommunelegen i dette arbeidet.

Håndtering og distribusjon varierer fra vaksine til vaksine. Medisinsk og praktisk informasjon om vaksinene vil fortløpende oppdateres i kapittelet om koronavaksiner i Vaksinasjonsveilederen for helsepersonell.

Under skisseres håndtering av vaksiner og utstyr slik det vanligvis forløper. 

Kommunen skal gi melding til Folkehelseinstituttet om leveringsadresse for henholdsvis koronavaksine (distribueres av Folkehelseinstituttet), samt nødvendig utstyr til vaksinering og oppbevaring av vaksiner (distribueres av Helsedirektoratet).

På samme skjema etterspørres navn og kontaktdetaljer for den som skal ta imot vaksineleveransen, samt koordinator og kommunelege. Folkehelseinstituttet må holdes løpende oppdatert ved endringer.

Helsedirektoratet gir beskjed om leveringstidspunkt for utstyr.

Kommunen skal sørge for forsvarlig oppbevaring av vaksinene. Ulike vaksinetyper skal holdes atskilt for å unngå feilvaksinering. Folkehelseinstituttet vil gi beskjed om leveringstidspunkt for vaksine. Personell må være til stede for å ta imot vaksine på oppgitt dato. Vaksinen blir i utgangspunktet levert innenfor normal arbeidstid, men det må tas høyde for avvik.

Kommunene skal ta utgangspunkt i at vaksinene må oppbevares ved 2–8 °C for ikke å bli ødelagt eller miste effekt. Dersom det blir aktuelt med andre oppbevaringsbetingelser i kommunen vil det bli gitt melding om dette fra Folkehelseinstituttet.

Det må foreligge et system for overvåkning av temperatur (helst med alarmfunksjon i tilfelle temperaturen blir for høy eller for lav) der vaksinen oppbevares. Ved videre distribusjon internt i kommunen (til ulike vaksinasjonssentre, helseinstitusjoner, fastleger etc.) er det kommunen som har ansvar for at vaksinen fraktes ved korrekt temperatur (2-8 °C). Helsedirektoratet distribuerer kjøleutstyr til intern frakt i kommunen, Dette skal sikre at vaksinen ikke fryser, og så langt mulig holdes mellom 2–8 °C. Ved brudd på kjølekjeden må kommunens vaksineansvarlige forholde seg til de retningslinjer som er gitt, og eventuelt kontakte Folkehelseinstituttet for å avgjøre om vaksinene fortsatt kan benyttes.

Etter at hetteglass med vaksine er tatt i bruk har innholdet begrenset holdbarhet. For oversikt over vaksinenes oppbevaringsbetingelser og holdbarhet se kapittel om koronavaksiner i Vaksinasjonsveilederen. Den begrensede holdbarheten gjør det spesielt viktig at kommunene lager detaljerte planer for hvordan dosene skal benyttes. Dersom kommunen benytter ambulerende vaksinasjonsteam må det foreligge rutiner som sikrer minst mulig svinn. Dette innebærer blant annet nøye oversikt over planlagt antall vaksinasjoner per tur, slik at overskuddsvaksine ikke går til spille. Det må foreligge rutiner for sikring som minimerer muligheten for tyveri og annet av svinn av vaksiner som oppbevares i kommunen. 

Vaksinatører og lageransvarlige må føre oversikt over anvendte og kasserte vaksinedoser og sørge for at doser som ikke lenger kan brukes kasseres på forsvarlig vis.

Forberedelse til vaksinering

Ved mangel på vaksine og store logistikkutfordringer vil personlig innkalling og det å innhente bekreftelse på oppmøte være det mest hensiktsmessige for å hindre svinn av vaksinen og sikre riktig bruk. Kommunen må sikre at samme person ikke kalles inn/settes opp for vaksinering av flere ulike aktører, som for eksempel både fastlege og omsorgsbolig/hjemmesykepleie.

Kommunen skal vaksinere innbyggerne og ansatte etter de prioriteringer som er gitt av sentrale myndigheter. En detaljert plan for gjennomføring bør beskrive:

• Avklare hvor og hvem/hvilken virksomhet som skal vaksinere i kommunen, og evt. inngå avtaler med andre aktører.

• Opplæring av helsepersonell som skal være vaksinatører, og av leger som skal ha medisinsk beredskap. Det bør avklares på forhånd hvilke personer som skal benyttes til dette arbeidet for å sikre at antallet er tilstrekkelig for den oppgaven som skal utføres. Man kan for eksempel inngå forhåndsavtaler med bedriftshelsetjenester om at de deltar i gjennomføring av vaksineringen.

• Fordeling av vaksine mellom vaksinasjonssteder i henhold til plan og vaksineleveranser.

• Klargjøring av lokaler til bruk for vaksinasjon. Kommunen bør inngå forhåndsavtaler om bruk av lokalene. Skoler, helsestasjoner, haller, smittevernkontor osv. kan være egnet. Husk å ta hensyn til smitteverntiltak (les mer i avsnitt/kapittel om smitteverntiltak)

• Innkalling og opplæring av vaksinatører og frivillige og annet hjelpepersonell som skal bistå med støttefunksjoner i forbindelse med sentralisert vaksinasjon.

Smitteverntiltak ved vaksinering

Forsvarlig gjennomføring av vaksinasjon forutsetter at organiseringen tilpasses den til enhver tid gjeldende smittesituasjonen lokalt, regionalt og nasjonalt. Kommuner må ta høyde for utvidede smitteverntiltak ved vaksinering.

For innbyggere gjelder de generelle smittevernrådene om å holde seg hjemme dersom man er syk og sikre god hånd- og hostehygiene.

I en situasjon med normal hverdag med økt beredskap skal vaksinatører følge basale smittevernrutiner. For vaksinering hos lege og legevakt, i helseinstitusjoner og helse- og omsorgstjenester i hjemmet gjelder råd om smittevern for ulike helsetjenester:

• Råd til primærhelsetjenesten ved normal hverdag med økt beredskap - legekontor og legevakt.
• Råd til kommunale helse- og omsorgsinstitusjoner ved normal hverdag med økt beredskap.
• Råd til helse- og omsorgstjenester i privat bolig og private hjem i samlokaliserte omsorgsboliger ved normal hverdag med økt beredskap.
• Råd til spesialisthelsetjenesten.

I en situasjon med økt smitterisiko bør forsterkede smitteverntiltak vurderes, eksempelvis at vaksinatør benytter munnbind og øyebeskyttelse. Innbyggere bør utføre håndhygiene ved ankomst og benytte munnbind mens de oppholder seg i lokalene. Det bør i tillegg tilrettelegges for avstand. Se Håndbok for oppdaging, vurdering og håndtering av covid-19-utbrudd i kommunen som angir metode for vurdering den epidemiologiske situasjon i kommunen.

Registrere alle vaksinasjoner i SYSVAK

Vaksinering skal registreres fortløpende via elektronisk løsning for å sikre full oversikt over vaksinasjonsdekning i henhold til anbefalt vaksinasjonsregime. For å sikre tidsriktige opplysninger i SYSVAK må kommunene ha prosedyrer for elektronisk innrapportering av sentralisert og desentralisert vaksinasjon. Kommunene må sørge for elektronisk registrering til SYSVAK, primært via elektronisk pasientjournalsystem (EPJ-system). Ved mangel på EPJ-system med elektronisk kommunikasjon med SYSVAK, må SYSVAK-nett benyttes. Av datasikkerhetshensyn er det kun lege, sykepleier, helsesykepleier, reseptarfarmasøyt, provisorfarmasøyt, apotektekniker, vernepleier, radiograf og helsesekretær med gyldig helsepersonell nummer som kan registrere i SYSVAK-nett.

Meldingen til SYSVAK skal inneholde fullt fødselsnummer/D-nummer, SYSVAK-kode og vaksinasjonsdato [1]. Det vil være viktig å registrere preparatnavn og batchnummer for å kunne overvåke effekt og sikkerhet av koronavaksinasjon. For å holde oversikt over vaksinasjonsdekning i de definerte målgruppene for koronavaksinasjon, skal indikasjon for vaksine registreres (risikogruppe, helsepersonell, annen årsak eller ukjent årsak). I tillegg skal SYSVAK-registeret brukes til kontroll, slik at det blir satt korrekt antall doser til rett tid i henhold til anbefaling.

Kommunene må ha prosedyrer for å utstede utskrift av vaksinasjonskort fra journalsystemet til personer som ikke har tilgang til sitt elektroniske vaksinasjonskort på helsenorge.no. Ved fortløpende elektronisk registrering med melding til SYSVAK kan informasjonen siden hentes ut ved oppslag i SYSVAK-databasen, søk til SYSVAK fra EPJ-system eller kjernejournal. Den vaksinerte kan også selv finne sin vaksinasjonsstatus, og laste ned og skrive ut vaksinasjonskort på vaksinetjenesten på helsenorge.no.

Registrering av vaksinasjoner for personer med hemmelig adresse  

Personer som er registrerte med hemmelig adresse i Folkeregisteret (kode 6 og 7), har et særskilt beskyttelsesbehov med tanke på hvor de oppholder seg. Vaksinasjon av disse skal ikke rapporteres elektronisk, men meldes inn på papir til FHI. Ved at disse vaksinasjonene registreres sentralt, vil registrerende helseenhet bli satt til FHI og ikke til vaksinatørens helseenhet. Man unngår da at opplysninger om disse personenes oppholdssted blir registrert i SYSVAK, og dermed kan spores tilbake via journalsystemer, innsynsløsninger med mer. Denne prosedyren skal følges uavhengig av krav til elektronisk innrapportering av covid-19 relaterte vaksinasjoner. 

**Registrering av vaksinasjon og utskrift av vaksinasjonskort til personer uten fødsels- eller D-nummer må skje via elektronisk pasientjournal (EPJ), ikke via SYSVAK-nett.

Journalføring

Det er krav om journalføring for ordinering av legemiddel og for den som yter helsehjelp. Ordinering og vaksinering skal dokumenteres i samsvar med helsepersonelloven kapittel 8 og forskrift om pasientjournal av 1. juli 2019 nr. 168 (pasientjournalforskriften). Journalen skal blant annet "inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen", jf. helsepersonelloven § 40 første ledd. I vaksinasjonssammenheng vil dette blant annet innebære vaksinasjonsdato, vaksinetype, vaksinens navn, fullstendig batchnummer/lot-nummer, produsent, evt. styrke og dosestørrelse. 

Journalsystemet som benyttes må gjøre det mulig å finne igjen denne informasjonen om enkeltpersoner i etterkant, i tilfelle bivirkninger eller tilbakekalling av vaksinen. SYSVAK-registeret er et helseregister, ikke en pasientjournal. Registrering i SYSVAK erstatter ikke kravet om journalføring i henhold til gjeldende lovverk, verken for pasienter eller ansatte.

• Mer om dokumentasjon av vaksinering i Vaksinasjonsveilederen

Melde mistenkte vaksinebivirkninger

Ved mistanke om uventede, nye eller alvorlige bivirkninger etter vaksinasjon har helsepersonell plikt til å melde fra til Folkehelseinstituttet. Kommunen skal legge til rette for at helsepersonell kan overholde denne meldeplikten.

• Melding skal sendes via nettskjema på melde.no

Helsepersonell oppfordres til å oppgi hele fødselsnummeret til den vaksinerte slik at opplysningene kan kvalitetssikres. Papirskjema kan benyttes dersom det ikke er mulig å melde elektronisk.

Folkehelseinstituttet behandler meldingene og registrerer disse i Bivirkningsregisteret.

• For nærmere beskrivelse av Bivirkningsregisteret (Legemiddelverket)

For å kunne registrere og agere på alvorlige mistenkte bivirkninger så raskt som mulig vil det være svært fordelaktig om kommunen har et lokalt døgntilgjengelig tilbud for oppfølging av personer med mulige bivirkninger. I mange kommuner vil dette være (interkommunal) legevakt. For å sikre rask melding til sentrale myndigheter må da også legevakten informeres om meldingsprosedyrer.

• Se for øvrig Overvåking av koronavaksinasjonsdekning og mistenkte bivirkninger

Samhandling med regionale og lokale helseforetak

Kommunen og det regionale helseforetaket, eller det helseforetaket som det regionale helseforetaket angir, skal ha en samarbeidsavtale som omfatter blant annet omforente beredskapsplaner (3). I en pandemisituasjon bør kommunen og smittevernlege ved det lokale helseforetaket sørge for gjensidig informasjonsutveksling mellom kommunen og lokale og regionale helseforetak – herunder informasjon om planer for vaksinasjon.

God kommunikasjon mellom helseforetakene og kommunene er en forutsetning for god pasientsikkerhet. Tidsriktig registrering i SYSVAK og kommunikasjon mellom aktørene ved overføring av videre ansvar for vaksinasjon er sentrale elementer i dette. Det sikrer at man har oversikt over hvem som er vaksinert, med hvilket vaksinepreparat og hvor mange doser de har fått. 

• Se notat Vaksinering av pasienter i helseforetak (PDF)

Kommunikasjon

Kommunens krisekommunikasjonsplan skal inkludere en strategi for informasjon til befolkningen, fastleger, legevakt og helse- og omsorgspersonell om koronavaksinene og lokal organisering av vaksinasjonsprogrammet.

Vaksinekommunikasjon handler om å formidle god og korrekt informasjon om vaksinene, inkludert fortelle hva man ikke vet ennå. Kommunikasjon handler også om å identifisere og nå frem til de som skal få tilbud om vaksine.

Kommunen bør:

• bruke eksisterende informasjonskanaler for koronahåndtering lokalt og sentralt også i vaksinasjonsarbeidet.

• opprette kontakt med lokale medier på et tidlig tidspunkt.

• planlegge for å kunne håndtere betydelig økt pågang i kommunens kommunikasjonskanaler (f.eks. inngå avtaler med private firmaer eller andre avdelinger i kommunen for å øke svarkapasitet og hindre at kommunens nettsider overbelastes)

•  gi befolkningen oppdatert informasjon lokalt til enhver tid i egnede kanaler.

• benytte informasjonsmateriell fra Folkehelseinstituttet

• kartlegge grupper i kommunen som kan være vanskelig å nå eller å formidle informasjon til.

Informasjon om hvordan koronavaksinasjon skal organiseres legges ut på kommunens hjemmesider. Kommunene sender leke(url) til denne nettsiden til . Lenken vil benyttes til en oversikt på FHIs sider om hvordan koronavaksinasjon er organisert i den enkelte kommune. (Informasjonsbrev nr 7 om kommunikasjon i koronavaksinasjonsprogrammet)

Alle innbyggere har krav på informasjon i en form og et språk de forstår. Dette kan handle om varierende helsekompetanse og/eller behov for språklige tilpasninger. For å nå frem til alle bør kommunen opprette kontakt med aktuelle støttespillere som har kontakt inn i ulike grupper i befolkningen.

Informasjonssikkerhet ved kommunikasjon med innbyggerne

Kommunen må sikre informasjonssikkerhet i all kommunikasjon. Det er viktig å ta høyde for dette i planlegging og gjennomføring av innkalling av prioriterte grupper.

Det er viktig at kommunen utformer personlige meldinger til innbygger på en slik måte at det er tydelig hvem meldingen kommer fra. Det må også opplyses på blant annet kommunens nettsider hvordan prioriterte innbyggere vil bli kontaktet, og at kommunen aldri vil be om sensitive opplysninger ved innkalling.

SMS-er, e-poster og annen kommunikasjon kan misbrukes eller forfalskes av kriminelle som bruker befolkningens behov for informasjon til å skaffe seg sensitive personopplysninger, passord, kredittkortopplysninger eller annet. Kriminelle kan også ta kontakt med enkeltpersoner og be om pengeoverføringer for en plass lengre frem i vaksinekøen. Det er derfor viktig å understreke i kommunikasjonen med befolkningen at både vaksine og vaksinering er gratis og at det ikke er mulig å betale seg fram i køen.

Sikre kanaler for timebestilling og kommunikasjon med innbyggerne kan være digitale statlige løsninger:

• Løsning for timeavtaler hos Helsenorge: https://www.helsenorge.no/timeavtaler/
• Digital postkasse fra Digitaliseringsdirektoratet: https://www.digdir.no/digitale-felleslosninger/digital-postkasse-til-innbyggere/775 

Disse løsningene er imidlertid ikke egnet for alle og kommunen har ansvar for å nå alle med et reelt tilbud om vaksine, også dem uten digital kompetanse. Se forøvrig eget kapittel om innkalling over.

Nasjonal sikkerhetsmyndighet har disse anbefalingene knyttet til informasjon om vaksinasjon (https://nsm.no/aktuelt/nsm-advarer-mot-vaksinesvindel):

Kommuner og helsemyndigheter anbefales å spisse og standardisere budskapet. Dette kan bidra til at innbyggerne blir trygge på at reelle innkallinger faktisk kommer fra kommunen, samt at de falske innkallingene blir korrekt oppfattet som svindel. Følgende kan vurderes for å spisse budskapet:

1. Tydeliggjør hvem som vil ta kontakt med pasienten. Er det kommunene, FHI, helsedirektoratet, helsedepartementet, fastlegen, private legetjenester eller andre? Hvem vil aldri ta kontakt? Dette er ikke opplagt for alle innbyggere.  
2. Det bør tydeliggjøres hvilken kanal (epost, telefonoppringning, SMS, mm) som innbyggerne kan forvente å bli kontaktet på, og hvilke kanaler vil ikke benyttes (for eksempel neppe via sosiale medier).
3. Hvordan vil beskjeden være utformet? F.eks. bør bruk av lenker i offentlig informasjon unngås, også på SMS.
4. Det bør understrekes at det aldri vil være krav om (forhånds)betaling for å få vaksine tidligere.

Man kan vurdere å ha et tilsvarende spisset og standardisert budskap mht. sykdoms-testing, som også er utsatt for svindelforsøk.