Hopp til innhold

Valgte elementer er lagt i handlekurven

Gå til handlekurv
Artikkel

Veiledning for helsepersonell om registrering i SYSVAK

Registrering av vaksinasjoner gjøres enten direkte i det elektroniske journalsystemet som kommunen benytter, eller på papirskjema som sendes inn til SYSVAK.

Hetteglass med sprøyte
Illustrasjonsfoto: Colourbox.com

Hopp til innhold

Det er meldeplikt for alle vaksiner gitt i Norge, jf. SYSVAK forskriften § 2-1. Vaksinatør skal i henhold til forskrift opplyse om registrering av vaksinasjonsstatus i SYSVAK-registeret ved vaksinasjon, herunder om registrering er obligatorisk, forutsetter samtykke eller om den vaksinerte har reservasjonsrett.

Skjema og veiledninger for helsepersonell

Det nasjonale vaksinasjonsregisteret SYSVAK gjør det mulig for den enkelte å ha oversikt over sine egne vaksinasjoner, og gir samtidig en oversikt over vaksinasjonsdekningen i landet.

Registrering av vaksinasjoner forutsetter norsk 11-sifret fødsels- eller D-nummer. Fra høsten 2015 er det mulig å rapportere vaksinasjonsmeldinger også på DUF-nummer (12 siffer, utstedt av Utlendingsdirektoratet).

Etterregistrering av vaksiner gitt til barn før ankomst til Norge avventes som vanlig til norsk fødsels- eller D-nummer foreligger, og registreringen kan gjøres som normalt via journalsystemet.

Mer informasjon:

Personer med kun DUF-nummer

Følgende innrapporteringsmuligheter er tilgjengelig for registrering på DUF-nummer:

Elektronisk fra journalsystemet

  • Elektronisk rapportering av vaksiner på 6-sifret fødselsdato med DUF-nummer som dokumentasjon kan gjøres via:
    • CGM Journal (CompuGroup Medical)
    • System X (Hove Medical Systems AS)
    • Visma Omsorg HsPro versjon 8.0 (Visma)

Skjema på papir

  • Skjema er tilrettelagt for to ulike formål:
    • Vaksinasjon i Store ankomstsentre
    • Vaksinasjon i Ordinære mottak

Skjema er tilrettelagt for utfylling direkte på pc-en før utskrift og oversending SYSVAK. Det foreligger også en ordinær papirversjon for utfylling.

SYSVAK registreringsskjemaer

Utfylte skjema sendes i ordinær post til FHI v/ SYSVAK (se skjema). Mottakene må beholde kopi i helsejournalen som sendes med personen. Medisinsk informasjon skal fortsatt gå mellom helsetjenestene i mottakskommunene. Ved sykdomsutbrudd vil informasjon kunne hentes ut ved å kontakte SYSVAK for manuelt oppslag.

For barn eller voksne som kommer til Norge og får vaksiner her, skal vaksinene meldes på DUF-nummer inntil norsk fødsels- eller d-nummer foreligger. Etterregistrering av vaksiner fra andre land utsettes til personen har fått norsk fødsels- eller D-nummer.

Personer uten fødsels- eller D-nummer (11 siffer)

For barn født i Norge anbefaler vi å avvente registrering av vaksiner til de har fått fullt 11-sifret fødselsnummer.

Etterregistrering av vaksiner i barnevaksinasjonsprogrammet– fiktiv dato

Vaksiner satt i utlandet og andre vaksinasjoner som ikke er registrert, skal i henhold til SYSVAK-forskriften etterregistreres. Dette gjelder blant annet for personer som kommer til Norge fra andre land. Forutsetningen er enten skriftlig dokumentasjon eller muntlige troverdige opplysninger fra barnets omsorgsperson om at vaksinene faktisk er satt.  Dersom opplysningene anses som troverdige og er grunnlaget for videre vaksinasjon skal vaksinene registreres i SYSVAK. Dersom opplysningene ikke anses som troverdige og ikke legges til grunn for videre vaksinasjon, skal vaksinene heller ikke registreres i SYSVAK.

Etterregistrering av vaksiner gitt til barn før ankomst til Norge avventes til norsk fødsels- eller d-nummer foreligger, og registreringen kan som normalt gjøres elektronisk direkte fra journalsystemet.

Se oversikt over de enkelte landenes vaksinasjonsprogram. Denne informasjon kan være til god hjelp for å stille riktige spørsmål som kan få fram barnets vaksinasjonshistorie.

WHOs oversikt over barnevaksinasjonsprogram i andre land

Brosjyre for etterregistrering i SYSVAK og råd om videre vaksinasjon

Før etterregistrering skal det alltid foretas et søk mot SYSVAK sentralt. Dette er viktig for å få oversikt over om barnet har fått vaksiner andre steder i Norge.

Dersom vaksinasjonsdato er kjent benyttes denne ved registrering. Hvis vaksinasjonsdato er ukjent, men man er sikker på at vaksine er gitt benyttes foreldres informasjon og WHO’s landsoversikt til å sette vaksinasjonsdato i fht det programmet man antar barna har fulgt. For barn som er født eller har oppholdt seg i flyktningeleir kan EPI-programmet være aktuelt.

Mer om EPI-programmet i kapittel 1.6.2 i vaksinasjonsveilederen

Melding om manglende vaksinering i barnevaksinasjonsprogrammet – kontraindikasjon

Dersom et barn av medisinske grunner eller av andre årsaker ikke skal vaksineres, skal det sendes melding til SYSVAK.  Det er kun manglende vaksinering av varig karakter som skal meldes. Midlertidig utsettelse av vaksinasjon på grunn av barnets helsetilstand skal ikke meldes som kontraindikasjon.

Dersom barnet ikke skal ha noen av vaksinene som inngår i et flerdoseregime er det tilstrekkelig å melde manglende vaksinering kun for første dose.

Melding om bivirkninger

Mistenkte bivirkninger etter vaksinasjon skal og kan ikke sendes elektronisk til SYSVAK.

Melding om mistenkte bivirkninger skal sendes på eget meldeskjema til Folkehelseinstituttet. 

Barn med hemmelig adresse

For personer med hemmelig adresse anbefales det ikke å registrere vaksinasjoner elektronisk slik at informasjon om bostedskommune og vaksinerende institusjon kan oppdages. Helsesøster eller den som vaksinerer skal i slike tilfeller sende papirskjema til SYSVAK for registrering, slik at vaksinasjonssted ikke fremkommer i registeret.

Vær oppmerksom på følgende: 

  • Kun fødselsnummer og barnets navn oppgis i skjemaet. 
  • Bruk nøytral konvolutt uten merking, dersom mulig.
  • Send samtidig en e-post til SYSVAK@fhi.no med kontaktinformasjon til helsesøster og varsle om at skjema er sendt i post (merk! Ikke oppgi informasjon om barnet)

Sletting av vaksiner som krever samtykke for registrering

Det er meldeplikt for alle vaksiner gitt i Norge, jf. SYSVAK forskriften § 2-1. Vaksinatør skal i henhold til forskrift opplyse om registrering av vaksinasjonsstatus i SYSVAK-registeret ved vaksinasjon, herunder om registrering er obligatorisk, forutsetter samtykke eller om den vaksinerte har reservasjonsrett. 

En vaksine som krever samtykke for registrering i SYSVAK, medfører at man kan nekte registrering til helseregisteret, og at man på hvilket som helst tidspunkt kan kreve opplysningen slettet fra registeret.

For vaksinatører med elektronisk kommunikasjon med SYSVAK sendes slettemelding direkte fra journalprogrammet/fagsystemet.

For vaksinatører som rapporterer vaksiner på papir til SYSVAK, må man følge en annen rutine:

  • Registreringsskjema fylles ut med all informasjon, og det markeres på skjema at dette gjelder sletting, og ikke registrering. 
  • Et følgebrev må lages, hvor man forklarer hva som er årsaken til slettingen (for eksempel at samtykke er trukket tilbake eller samtykke ikke er blitt innhentet).
  • Det må også legges ved dokumentasjon som viser at disse vaksinene er gitt hos vaksinatør som krever sletting.
  • Det må dokumenteres i journal lokalt at det er sendt forespørsel til SYSVAK om sletting av vaksiner, og hvilke vaksiner som er krevd slettet. 

Dette sendes FHI v/ SYSVAK i ordinær post. Folkehelseinstitutt ved SYSVAK, Postboks 4404 Nydalen, 0403 Oslo.

Brukermanualene finnes under Eksterne lenker (på toppen av denne artikkelen, til venstre).

Sletting av vaksiner uten krav om samtykke

Du kan ikke reservere deg mot registrering av vaksiner som tas gjennom barnevaksinasjonsprogrammet, opphentingsprogram knyttet til dette, eller vaksinasjon mot pandemisk influensa. I utgangspunktet kan slike vaksinemeldinger ikke kreves slettet, men det kan søkes om sletting for vaksinasjonsdata som oppleves som sterkt belastende, jf. helseregisterloven § 25.

Helsepersonell kan kun kreve sletting av slike vaksinemeldinger via søknad til FHI ved SYSVAK. Helsepersonell må kontakte SYSVAK brukerstøtte for dialog om dette.

Mer informasjon:

Brukermanualene finnes under Eksterne lenker (på toppen av denne artikkelen, til venstre).

Utlevering av data

SYSVAK får ofte henvendelser om utlevering av statistikk på antall vaksiner som er registrert fra egen kommune/eget legekontor. Så fremt man sender vaksinemeldingene elektronisk til SYSVAK kan man selv finne dette ved å benytte rapportfunksjonaliteten i eget journal-/fagsystem. SYSVAK har dessverre ikke mulighet til å prioritere å produsere rapporter eller lignende som kan hentes fra eget journal-/fagsystem.

Journalleverandørene som tilrettelegger for elektronisk kommunikasjon med SYSVAK har laget korte brukermanualer som beskriver rapportfunksjonaliteten i de ulike systemene. Dette er eksemplifisert med HPV-vaksine.

Brukermanualene finnes under Eksterne lenker (på toppen av denne artikkelen, til venstre).

Dersom noe er uklart i forhold til rapportfunksjonen i ditt aktuelle system, kan du ta kontakt med leverandøren av journal-/fagsystemet.

For å søke om tilgang til statistikk, data eller biologisk materiale fra SYSVAK eller andre helseregistre eller helseundersøkelser som Folkehelseinstituttet forvalter, må dere benytte det elektroniske søknadsskjemaet for tilgang til data:

Eksterne lenker