Hopp til innhold

Valgte elementer er lagt i handlekurven

Gå til handlekurv
Artikkel

Vanlige stilte spørsmål om kvalitetslistene

Hver høst gjøres en gjennomgang av registreringer gjort i SYSVAK for vaksiner i barnevaksinasjonsprogrammet. Dette er for å sikre god kvalitet i registeret og er et hjelpemiddel i for helsesøstrene i arbeidet med oppfølging av vaksinasjon og registrering av vaksiner på de barna man har ansvar for i sin kommune eller bydel.

Hopp til innhold

Hver høst gjøres en gjennomgang av registreringer gjort i SYSVAK for vaksiner i barnevaksinasjonsprogrammet. Dette er for å sikre god kvalitet i registeret og er et hjelpemiddel i for helsesøstrene i arbeidet med oppfølging av vaksinasjon og registrering av vaksiner på de barna man har ansvar for i sin kommune eller bydel.

Fokuset for den årlige gjennomgangen er barn i aldersgruppene 2, 8 og 15 år, som ifølge SYSVAK fremstår som ufullstendig vaksinert, eller som helt mangler registrerte vaksiner. Ledende helsesøster/fagleder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten mottar en oversikt over registrerte vaksiner på barn bosatt i sin kommune (folkeregistrert adresse), og ber helsestasjonene om å gjennomgå listene og gjøre eventuelle korrigeringer i SYSVAK, senest innen utgangen av februar hvert år.

I tillegg sendes det hver vår ut en kvalitetsliste for 15-åringene som et hjelpemiddel ved oppfølgning av den siste dosen dTP-IPV (KOM02), før de går ut av ungdomsskolen.

Oppdateringer som gjøres på bakgrunn av denne gjennomgangen inkluderes i dekningsstatistikken som genereres i mars/april samme skoleår (for 2-åringene), og mars/april påfølgende år for 8- og 15-åringene. Dette fordi dekningsstatistikken publiseres for 2-, 9- og 16-åringer.

Vaksinemeldingen i journalsystemet viser at vaksinen er meldt til SYSVAK, men ifølge kvalitetslistene så er ikke vaksinen registrert i SYSVAK

Vaksinemeldingene må sendes på nytt til SYSVAK, i noen tilfeller må helsesøster få bistand av journalleverandøren til å gjøre dette. SYSVAK-statusen som vises på vaksinemeldingen i journalsystemet ditt kan variere mellom de ulike journalsystemene som finnes. Generelt ser vi følgende problemstillinger:

1) Status «sendt» eller tilsvarende, men vaksinemeldingen er ikke i SYSVAK.

Dette betyr ikke nødvendigvis at vaksinemeldingen er kommet til SYSVAK, men at meldingen er gått ut fra journalsystemet ditt.

2) Status «ok», «registrert», «oppdatert» eller tilsvarende, men vaksinemeldingen er ikke i SYSVAK.

Årsaken kan være manglende 11-sifret fødselsnummer i oversendingen tidligere.

En annen årsak til denne type feil er «feil» status i journalsystemet, for eksempel oppdatert teknisk i forbindelse med oppgradering/bytte av programvare eller større tekniske omlegginger.

Leverandør av journalsystem/fagsystem kan være behjelpelige med sending av registrerte vaksiner på nytt. Dersom en vaksinasjon registreres i SYSVAK flere ganger blir det ikke liggende dobbelt i SYSVAK såfremt vaksinedato og kode er den samme.

3)  Listene er basert på registreringer i SYSVAK per en gitt dato, dette står oppgitt i følgebrevet, og på forsiden av hver liste. Sjekk gjerne om vaksiner er overført etter denne datoen.

Vaksinemeldingen har status «ikke sendt»/ «skal ikke sendes» 

Vaksinemeldingen må sendes på nytt, kontakt journalleverandør for hjelp.

Tilflyttet barn har vaksinasjoner oppført i tilsendt journal, men de kommer ikke frem i søk til SYSVAK

Vaksinene er ikke registrert i SYSVAK. De må etterregistreres i SYSVAK.

SYSVAK har flere vaksiner registrert på barnet enn helsestasjonen har i sin journal

Det må sendes søk til SYSVAK for å importere vaksiner som er gitt og meldt fra andre vaksinatører.

Jeg får opp barn på kvalitetslistene mine som ikke bor i min kommune

Listene er basert på folkeregisteret, altså er alle barn på listen i folkeregisteret oppført som bosatt i din kommune per datoen som står på listene. Disse barna må følges opp av helsestasjonen, eventuelt må man følge kommunes rutine for håndtering av barn som ikke lengre er bosatt i kommunen, men som ikke er meldt utflyttet.

Jeg har meldt kontra på vaksine tidligere, men barnet kommer likevel ut på kvalitetslistene

Barn som er registrert med kontraindikasjon, uavhengig av årsak, fremkommer også på listen da de er ufullstendig beskyttet mot sykdom i henhold til alder. Merknaden K (for kontraindikasjon) vil fremkomme på listene, slik at det skal være enkelt å luke ut disse barna, dersom kontraindikasjon fortsatt gjelder.

Barnet står som ufullstendig vaksinert, men det har fått riktig antall doser i henhold til alder. Hva kan være feil?

Vær obs på Merknadsfeltet i tabellen. Kan dosen være gitt før anbefalt minimumsalder (M), eller kan dosene være gitt for tett i tid (T)?

Barnet er grunnvaksinert i et annet land, men dette er ikke etterregistrert fordi det mangler dokumentasjon på disse vaksinene

Generelt i forhold til personer som har startet vaksinasjon i et annet land skal man alltid etterregistrere de vaksinene man legger til grunn for videre vaksinasjon av barnet.

Veiledning om etterregistrering av tidligere gitte vaksiner:  

Har du ikke mottatt listene?

Alle kommuner får brev fra oss, selv om listene skulle være tomme. Dersom du ikke har mottatt brev fra oss angående kvalitetslister ber vi deg om å sjekke internposten før du kontakter oss. Mottaker av listene er ledende helsesøster/fagleder helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Kontakt oss

SYSVAK brukerstøtte kan kontaktes på sysvak@fhi.no. Vær obs på at vi ikke kan motta personidentifiserbare opplysninger per e-post.

Kontaktinformasjon til brukerstøtte hos de ulike leverandørene av journalprogram/fagsystem

Leverandør

Journalsystem

E-post

Telefon

Hove Medical Systems AS

System X

support@systemx.no

 48 22 57 80

CompuGroup Medical

CGM Journal

Profdoc Vision

kundesenter.no@cgm.com

81 56 90 69

Visma  

Visma Omsorg HsPro

Support.hspro@visma.no

45 50 61 22

Infodoc

Infodoc Plenario

support@infodoc.no

81 53 20 20

Nyttige lenker og vedlegg

Informasjonsbrev om kvalitetslistene